Como criar código de barras para pequena empresa: etiquetas internas x código de varejo

Se você quer criar código de barras para uma pequena empresa, primeiro decida para que ele serve. Um código de barras que vai em um produto vendido no caixa de outra loja precisa ser registrado. Um código que só o seu time escaneia, numa prateleira, caixa ou peça, pode ser qualquer coisa que você mesmo imprima, hoje.

A maioria dos times pequenos só precisa do segundo tipo. Eles querem encontrar o estoque mais rápido, contar com menos erros e parar de digitar nome de item em planilha. Este guia explica a diferença, ajuda você a escolher e mostra como montar etiquetas que o time realmente vai escanear.

Dois tipos de código de barras, dois papéis diferentes

Um código de barras é só uma forma de escrever um código que uma câmera ou leitor consegue ler rapidamente. O que importa é quem precisa entender esse código.

• Códigos de varejo identificam um produto para o mundo todo. O caixa de uma loja, o depósito de um marketplace ou um distribuidor escaneia e consulta o código no próprio sistema. Para isso funcionar, cada código precisa ser único globalmente, então ele é emitido, não inventado.
• Etiquetas internas identificam algo só para o seu time. O código significa “esta caixa de fita de embalagem” ou “o projetor da sala de reunião B”, e só o seu próprio sistema de estoque precisa saber disso.

Misturar as duas coisas é o erro mais comum. Times compram códigos de varejo que nunca precisaram, ou imprimem números caseiros em produtos que um varejista recusa na entrada.

Quando você precisa de um código de barras de varejo

Você precisa de um código de varejo registrado quando um produto que você fabrica ou embala será vendido no caixa de outra empresa ou listado em um varejista ou marketplace que exige um.

Esses códigos são conhecidos como GTIN. Dependendo da região e do uso, você vai vê-los como códigos EAN ou UPC. Eles não são gerados por uma ferramenta no seu computador. Você os obtém ao se associar à organização GS1 do seu país, o órgão que emite os prefixos de empresa, e depois atribui um código a cada variação de produto que vende. Um tamanho ou cor diferente geralmente significa um código diferente.

Depois de ter seus códigos, você pode imprimi-los na embalagem ou em etiquetas com qualquer software de design ou de etiquetas que suporte o formato. A parte importante é o registro, não a impressão.

Se você não vende produtos físicos por canais de varejo, pode pular esta seção completamente. Códigos de barras registrados não ajudam em nada a rastrear os seus próprios suprimentos.

Quando uma etiqueta interna já é suficiente

Para quase tudo que acontece dentro da sua empresa, suas próprias etiquetas bastam. Exemplos comuns:

• Suprimentos que se consomem: luvas, produtos de limpeza, papel de impressora, fita de embalagem
• Materiais numa prateleira de oficina ou ateliê: tubos de tinta, rolos de tecido, parafusos
• Equipamentos que você empresta ou movimenta: notebooks, projetores, ferramentas
• Os próprios locais de armazenamento: uma prateleira, uma caixa, uma sala, uma van

Ninguém fora do seu time vai escanear esses códigos, então não há nada para registrar nem taxa por código. A etiqueta só precisa apontar para o registro certo no sistema que você usa para controlar o estoque.

Código QR ou código de barras tradicional para etiquetas internas?

Para etiquetas que você mesmo cria, pode escolher entre um código de barras unidimensional clássico (aquelas linhas verticais conhecidas) e um código bidimensional como o QR. Veja como eles se comparam para uso interno.

	Código de barras 1D clássico	Código QR
Lido pela câmera do celular	Sim, mas prefere boa luz e ângulo reto	Sim, com facilidade, de quase qualquer ângulo
Resiste a um risco ou borrão	Menos tolerante	Mais tolerante, graças à correção de erros embutida
Tamanho da etiqueta	Larga e curta	Pequena e quadrada, cabe em caixas e bordas de prateleira
Pode conter um link	Na prática, não	Sim, então a leitura pode abrir o registro direto
Necessário no caixa de varejo	Geralmente sim (EAN, UPC)	Não é usado para isso

Para etiquetas internas, o código QR costuma ser a escolha mais fácil. Imprime pequeno, é lido pelo celular sem precisar alinhar com cuidado, e pode abrir a página do item na hora.

Como criar código de barras para sua pequena empresa, passo a passo

Seja com código QR ou código de barras clássico, a preparação segue a mesma ordem. Seguir essa ordem evita ter que imprimir as etiquetas duas vezes.

1. Liste o que você quer rastrear. Comece pelo que você mais conta ou pelo que mais acaba, não por tudo o que você tem.
2. Decida o que vai ganhar etiqueta. Alguns times etiquetam cada item. Outros etiquetam cada prateleira ou caixa e escaneiam para ver o que tem dentro. Muitos fazem as duas coisas.
3. Verifique se já existe código de barras. Produtos que você compra costumam já vir com um código de barras do fabricante. Você pode usá-los como estão (veja a próxima seção).
4. Crie os registros primeiro. Cadastre cada item e local de armazenamento no seu sistema de estoque antes de imprimir, para que toda etiqueta aponte para algo que realmente existe.
5. Imprima um lote pequeno e teste. Escaneie algumas etiquetas com os celulares que o seu time realmente usa, na luz onde as etiquetas vão ficar.
6. Cole as etiquetas onde as pessoas olham. Bordas de prateleira e a frente das caixas funcionam melhor do que o fundo de uma caixa.
7. Combine o hábito. Decida quando as pessoas devem escanear: ao retirar algo, ao repor e durante a contagem de estoque.

O último passo é o mais importante. Uma etiqueta que ninguém escaneia é só decoração.

Use os códigos de barras que já estão no seu estoque

Muitas coisas que você compra chegam com um código de barras já impresso pelo fabricante. Você não precisa cobri-lo com sua própria etiqueta. Se o seu sistema de estoque conseguir ler esse código e vinculá-lo a um dos seus itens, escanear a caixa abre o registro certo.

Isso funciona bem para consumíveis que você repõe com frequência, como produtos de limpeza ou tinta de impressora. Funciona menos bem para itens que vêm soltos, sem embalagem, ou quando várias coisas diferentes dividem uma mesma caixa. Nesses casos, etiquete a prateleira ou a caixa em vez disso.

Um alerta: o código de barras de um fabricante identifica um produto, não uma unidade específica. Se você precisa diferenciar dois notebooks idênticos, dê a cada um sua própria etiqueta interna.

Impressão de etiquetas duráveis

Você não precisa de equipamento especial para começar. Uma impressora de escritório e folhas de etiquetas adesivas bastam para a maioria dos times. Uma impressora de etiquetas dedicada vale a pena quando você imprime com frequência ou precisa de tamanhos incomuns.

Alguns pontos práticos:

• Combine a etiqueta com o local. Etiquetas de papel funcionam bem numa prateleira seca de escritório. Câmaras frias, oficinas e vans pedem etiquetas mais resistentes e à prova d’água, ou uma capa protetora.
• Deixe espaço em branco ao redor do código. Leitores e câmeras precisam de uma margem livre para encontrar as bordas.
• Mantenha um nome legível ao lado do código. As pessoas devem saber para que serve a etiqueta sem precisar escaneá-la.
• Troque etiquetas danificadas cedo. Uma etiqueta que falha uma vez passa a ser ignorada depois.

Quando um sistema de código de barras é mais do que você precisa

Código de barras nem sempre vale a pena. Se você controla poucos itens, uma só pessoa cuida deles e as contagens raramente dão errado, uma lista simples pode servir muito bem.

As etiquetas começam a compensar quando várias pessoas retiram do mesmo estoque, quando os itens se parecem, quando você guarda coisas em mais de um lugar, ou quando as contagens ficam frequentemente erradas. É aí que “escanear” supera “procurar na lista e digitar o número”.

Onde a Tana se encaixa

A Tana é um aplicativo de estoque compartilhado para times e cobre o lado das etiquetas internas deste guia.

• Etiquetas QR pelo aplicativo web. Imprima uma folha de etiquetas QR para os seus itens ou estoques (prateleiras, caixas, salas, veículos). A folha segue a sua busca ou filtro atual, então você imprime só o que precisa.
• Escaneou, abriu. Escanear uma etiqueta com a câmera do iPhone ou iPad, ou com a câmera do navegador no aplicativo web, abre aquele item ou estoque para você registrar o estoque na hora. Se alguém de fora do time escanear uma etiqueta, vê o nome, mas não as quantidades do seu estoque.
• Códigos de barras do fabricante. Vincule o código de barras já existente de um produto a um item, e escanear o produto o abre. A Tana lê formatos comuns como EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 e código QR; o aplicativo para iPhone e iPad também lê formatos como Data Matrix, ITF-14 e PDF417.
• Atualizações com um toque. Use − e + conforme o estoque sai e entra, ou defina um número exato contado durante uma contagem de estoque. Todo o time vê os mesmos números em tempo real, e o histórico mostra quem mudou o quê e quando.
• Alertas de estoque baixo. Defina um limite por item e seja avisado quando ele estiver acabando.

A Tana não emite nem registra códigos de barras de varejo. Se você vende por varejistas, você continua obtendo esses códigos pela organização GS1 do seu país. A Tana tem um plano gratuito sem necessidade de cartão, e roda no iPhone, iPad, Mac e no navegador de qualquer computador.

Perguntas frequentes

Posso criar meu próprio código de barras de graça?

Sim, para uso interno. Etiquetas que só o seu time escaneia podem ser geradas e impressas por você mesmo, sem custo por código. Códigos de barras de produtos vendidos em lojas são diferentes: precisam ser registrados pela organização GS1 do seu país.

Preciso de um código GS1 para controlar meu próprio estoque?

Não. Códigos de barras registrados servem para identificar produtos entre varejistas e distribuidores. Para controlar seus próprios suprimentos, equipamentos ou materiais, etiquetas internas como códigos QR já bastam.

Preciso de um leitor de código de barras, ou posso usar o celular?

A câmera de um celular ou tablet é suficiente para a maioria dos times pequenos, especialmente com códigos QR. Um leitor dedicado pode ajudar quando uma pessoa escaneia grandes volumes o dia todo.

Devo etiquetar cada item ou cada prateleira?

Depende de como vocês trabalham. Etiquete itens quando cada um é diferente ou se move bastante. Etiquete prateleiras ou caixas quando muitas coisas pequenas ficam juntas e você quer principalmente ver e atualizar o que tem em um lugar.

Posso usar o código de barras que já vem no produto?

Sim, se o seu sistema de estoque conseguir lê-lo e vinculá-lo a um item. Isso economiza impressão e funciona melhor para produtos embalados que você compra repetidamente.