Как да си направите баркод за малък бизнес: вътрешни етикети или баркод за търговията

Ако искате да си направите баркод за малкия бизнес, първо решете за какво ще служи той. Баркод, който отива върху продукт, продаван в чужд магазин, трябва да бъде регистриран. Баркод, който сканира само вашият екип — върху рафт, кутия или резервна част — може да бъде какъвто пожелаете и да го отпечатате сами, още днес.

На повечето малки екипи им трябва точно вторият вид. Искат да намират стоката по-бързо, да я броят с по-малко грешки и да спрат да въвеждат имена на артикули в таблица. Това ръководство обяснява разликата, помага ви да изберете и ви превежда през настройването на етикети, които екипът ви наистина ще сканира.

Два вида баркод, две различни задачи

Баркодът е просто начин да се запише код, който камера или скенер могат бързо да разчетат. Важното е кой трябва да разбира този код.

• Баркодовете за търговията идентифицират продукт пред целия свят. Касата в магазин, склад на онлайн платформа или дистрибутор ги сканира и търси кода в собствената си система. За да работи това, всеки код трябва да е уникален в световен мащаб, затова той се издава, а не се измисля.
• Вътрешните етикети идентифицират нещо само за вашия екип. Кодът означава „тази кутия с опаковъчна лента“ или „проекторът в заседателна зала Б“, и само вашата собствена система за инвентаризация трябва да го знае.

Объркването на двете е най-честата грешка. Екипи купуват кодове за търговията, от които никога не са имали нужда, или отпечатват собствени номера върху продукти, които търговецът отказва на входа.

Кога ви трябва баркод за търговията

Нуждаете се от регистриран баркод за търговията, когато продукт, който произвеждате или опаковате, ще се продава през чужда каса или ще бъде включен в списък от търговец или онлайн платформа, която го изисква.

Тези кодове се наричат GTIN. В зависимост от региона и употребата ще ги видите като EAN или UPC. Те не се генерират с инструмент на компютъра ви. Получавате ги, като се присъедините към националната GS1 организация във вашата страна — организацията по стандартизация, която издава префикси на компании — и след това присвоите код на всеки продуктов вариант, който продавате. Различен размер или цвят обикновено означава различен код.

Щом получите кодовете си, можете да ги отпечатате върху опаковки или етикети с всякакъв дизайнерски или етикетен софтуер, който поддържа формата. Важна е регистрацията, не отпечатването.

Ако не продавате физически продукти през търговски канали, можете спокойно да пропуснете тази част. Регистрираните баркодове не помагат по никакъв начин за проследяване на собствените ви материали.

Кога вътрешен етикет е напълно достатъчен

За почти всичко, което се случва в рамките на вашия бизнес, собствените ви етикети са достатъчни. Чести примери:

• Материали, които се изразходват: ръкавици, почистващи препарати, хартия за принтер, опаковъчна лента
• Материали на рафт в работилница или ателие: тубички с боя, ролки плат, винтове
• Оборудване, което давате назаем или премествате: лаптопи, проектори, инструменти
• Самите места за съхранение: рафт, кутия, стая, ван

Никой извън вашия екип няма да сканира тези кодове, така че няма нищо за регистриране и никаква такса за код. Етикетът просто трябва да сочи към правилния запис в системата, която използвате за проследяване на наличностите.

QR кодове или класически баркодове за вътрешни етикети?

За етикети, които правите сами, можете да избирате между класически едномерен баркод (познатите вертикални линии) и двумерен код като QR код. Ето как се сравняват за вътрешна употреба.

	Класически 1D баркод	QR код
Сканира се с камера на телефон	Да, но предпочита добра светлина и прав ъгъл	Да, лесно, от повечето ъгли
Издържа на драскотина или петно	По-малко устойчив	По-устойчив, благодарение на вградената корекция на грешки
Размер на етикета	Широк и нисък	Малък и квадратен, побира се на кутии и ръбове на рафтове
Може да съдържа уеб връзка	На практика не	Да, така сканирането може директно да отвори записа
Необходим за каса в търговията	Често да (EAN, UPC)	Не се използва за това

За вътрешни етикети QR кодът обикновено е по-лесният избор. Отпечатва се малък, сканира се от телефон без внимателно нагласяне и може веднага да отвори страницата на артикула.

Как да си направите баркод за малкия бизнес, стъпка по стъпка

Независимо дали избирате QR кодове или класически баркодове, настройката следва същия ред. Спазването на този ред ви спестява отпечатването на етикети два пъти.

1. Изброите какво искате да проследявате. Започнете с нещата, които броите или свършват най-често, а не с всичко, което притежавате.
2. Решете какво получава етикет. Някои екипи слагат етикет на всеки артикул. Други слагат етикет на всеки рафт или кутия и го сканират, за да видят какво има вътре. Много правят и двете.
3. Проверете за съществуващи баркодове. Продуктите, които купувате, често вече носят баркод на производителя. Можете да ги използвате такива, каквито са (вижте следващия раздел).
4. Настройте записите първо. Създайте всеки артикул и място за съхранение в системата си за инвентаризация преди печат, така че всеки етикет да сочи към нещо реално.
5. Отпечатайте малка партида и я тествайте. Сканирайте няколко етикета с телефоните, които екипът ви наистина използва, при осветлението, където ще стоят етикетите.
6. Залепете етикетите там, където хората гледат. Ръбовете на рафтовете и предната част на кутиите работят по-добре от гърба на кутията.
7. Договорете си навика. Решете кога хората сканират: когато вземат нещо, когато допълват наличността и по време на инвентаризация.

Последната стъпка е най-важна. Етикет, който никой не сканира, е просто украса.

Използвайте баркодовете, които вече са върху стоката ви

Много от нещата, които купувате, пристигат с баркод, отпечатан от производителя. Не е нужно да го покривате със собствен етикет. Ако системата ви за инвентаризация може да разчете този баркод и да го свърже с един от артикулите ви, сканирането на кутията отваря правилния запис.

Това работи добре за консумативи, които поръчвате често, като почистващи препарати или мастило за принтер. Работи по-слабо за артикули, които пристигат насипно, без опаковка, или когато няколко различни неща споделят една кутия. За тях залепете етикет на рафта или кутията.

Едно предупреждение: баркодът на производителя идентифицира продукт, не конкретна бройка. Ако трябва да разграничите два идентични лаптопа, дайте на всеки свой собствен вътрешен етикет.

Отпечатване на трайни етикети

Не се нуждаете от специално оборудване, за да започнете. Офис принтер и листове самозалепващи етикети са достатъчни за повечето екипи. Специализиран етикетен принтер си струва, когато печатате често или се нуждаете от нестандартни размери.

Няколко практични съвета:

• Съобразете етикета с мястото. Хартиени етикети вършат работа на сух офис рафт. Хладилни помещения, работилници и ванове изискват по-устойчив, водоустойчив материал за етикети или прозрачно покритие.
• Оставете бяло пространство около кода. На скенерите и камерите им трябва спокоен ръб, за да намерят границите.
• Дръжте четимо име до кода. Хората трябва да знаят за какво е етикетът, без да го сканират.
• Заменяйте повредените етикети рано. Етикет, който веднъж не се разчете, впоследствие се пренебрегва.

Кога системата от баркодове е повече, отколкото ви трябва

Баркодовете не винаги си струват. Ако проследявате шепа артикули, един човек ги управлява и броенето рядко бърка, обикновен списък може да ви върши идеална работа.

Етикетите започват да си заслужават, когато няколко души вземат от една и съща наличност, когато артикулите изглеждат сходни, когато държите нещата на повече от едно място, или когато броенето редовно не съвпада. Тогава „сканирай го“ побеждава „намери го в списъка и въведи числото“.

Къде се вписва Tana

Tana е споделено приложение за инвентаризация за екипи и покрива страната с вътрешните етикети от това ръководство.

• QR етикети от уеб приложението. Отпечатайте лист с QR етикети за вашите артикули или места за съхранение (рафтове, кутии, стаи, превозни средства). Листът следва текущото ви търсене или филтър, така че отпечатвате само това, от което имате нужда.
• Сканирай, за да отвориш. Сканирането на етикет с камерата на iPhone или iPad, или с камерата на браузъра в уеб приложението, отваря съответния артикул или място за съхранение, за да запишете наличността на място. Ако някой извън вашия екип сканира етикет, той вижда името, но не и вашите количества.
• Баркодове на производителя. Прикачете съществуващия баркод на продукт към артикул, и сканирането на продукта го отваря. Tana разчита често срещани формати като EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 и QR кодове; приложението за iPhone и iPad разчита и формати като Data Matrix, ITF-14 и PDF417.
• Обновяване с едно докосване. Използвайте − и +, докато стоката излиза и влиза, или задайте точно преброено количество при инвентаризация. Целият екип вижда едни и същи актуални числа, а историята показва кой какво е променил и кога.
• Аларми за ниска наличност. Задайте праг за всеки артикул и получавайте известие, когато той спадне ниско.

Tana не издава и не регистрира баркодове за търговията. Ако продавате чрез търговци, тези кодове продължавате да получавате от националната си GS1 организация. Tana има безплатен план без нужда от карта и работи на iPhone, iPad, Mac и в браузъра на всеки компютър.

Често задавани въпроси

Мога ли да си направя баркод безплатно?

Да, за вътрешна употреба. Етикети, които сканира само вашият екип, могат да бъдат генерирани и отпечатани сами, без никаква такса за код. Баркодовете за продукти, продавани в магазини, са различни: те трябва да бъдат регистрирани чрез националната ви GS1 организация.

Трябва ли ми баркод GS1, за да проследявам собствената си наличност?

Не. Регистрираните баркодове служат за идентифициране на продукти между търговци и дистрибутори. За проследяване на собствени материали, оборудване или консумативи, вътрешни етикети като QR кодовете са достатъчни.

Трябва ли ми скенер за баркодове, или мога да ползвам телефон?

Камерата на телефон или таблет е достатъчна за повечето малки екипи, особено с QR кодове. Специализиран скенер помага, когато един човек сканира големи количества по цял ден.

Да слагам ли етикет на всеки артикул или на всеки рафт?

Зависи от начина ви на работа. Слагайте етикет на артикул, когато всеки е различен или се премества често. Слагайте етикет на рафтове или кутии, когато много малки неща стоят заедно и основно искате да виждате и обновявате какво има на едно място.

Мога ли да използвам баркода, който вече е върху продукта?

Да, ако системата ви за инвентаризация може да го разчете и да го свърже с артикул. Спестява отпечатване и работи най-добре за опаковани стоки, които купувате отново и отново.