Barcodes für kleine Unternehmen erstellen: interne Etiketten vs. Handels-Barcodes

Wenn Sie Barcodes für ein kleines Unternehmen erstellen möchten, entscheiden Sie zuerst, wofür der Barcode gedacht ist. Ein Barcode auf einem Produkt, das Sie im Laden eines anderen verkaufen, muss registriert sein. Ein Barcode, den nur Ihr Team scannt – auf einem Regal, einer Kiste oder einem Ersatzteil – kann alles Mögliche sein, das Sie selbst ausdrucken, noch heute.

Die meisten kleinen Teams brauchen nur die zweite Art. Sie wollen Vorräte schneller finden, mit weniger Fehlern zählen und aufhören, Artikelnamen in eine Tabelle zu tippen. Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied, hilft bei der Wahl und führt durch die Einrichtung von Etiketten, die Ihr Team tatsächlich scannt.

Zwei Arten von Barcodes, zwei völlig verschiedene Aufgaben

Ein Barcode ist einfach eine Möglichkeit, einen Code zu schreiben, den eine Kamera oder ein Scanner schnell lesen kann. Entscheidend ist, wer diesen Code verstehen muss.

• Handels-Barcodes identifizieren ein Produkt für die ganze Welt. Eine Ladenkasse, ein Marktplatz-Lager oder ein Händler scannt ihn und sucht den Code im eigenen System. Damit das funktioniert, muss jeder Code weltweit eindeutig sein – er wird also vergeben, nicht erfunden.
• Interne Etiketten identifizieren etwas nur für Ihr eigenes Team. Der Code bedeutet „diese Kiste Packband“ oder „der Beamer in Besprechungsraum B“, und nur Ihr eigenes Lagersystem muss das wissen.

Diese beiden zu verwechseln ist der häufigste Fehler. Teams kaufen Handels-Codes, die sie nie gebraucht hätten, oder drucken selbst erfundene Nummern auf Produkte, die ein Händler an der Tür ablehnt.

Wann Sie einen Handels-Barcode brauchen

Sie brauchen einen registrierten Handels-Barcode, wenn ein Produkt, das Sie herstellen oder verpacken, über die Kasse eines anderen verkauft oder bei einem Händler oder Marktplatz gelistet wird, der einen solchen Code verlangt.

Diese Codes werden GTIN genannt. Je nach Region und Anwendung begegnen sie Ihnen als EAN oder UPC. Sie werden nicht mit einem Tool auf Ihrem Computer erzeugt. Sie erhalten sie, indem Sie Mitglied bei der nationalen GS1-Organisation Ihres Landes werden – der Standardisierungsorganisation, die Firmenpräfixe vergibt – und dann jeder von Ihnen verkauften Produktvariante einen Code zuweisen. Eine andere Größe oder Farbe bedeutet meist einen anderen Code.

Sobald Sie Ihre Codes haben, können Sie sie mit jeder Design- oder Etikettensoftware, die das Format unterstützt, auf Verpackung oder Etiketten drucken. Wichtig ist die Registrierung, nicht der Druck.

Wenn Sie keine physischen Produkte über Handelskanäle verkaufen, können Sie diesen Abschnitt komplett überspringen. Registrierte Barcodes bringen für die Verfolgung Ihrer eigenen Vorräte nichts.

Wann ein internes Etikett völlig ausreicht

Für fast alles, was innerhalb Ihres Unternehmens passiert, reichen eigene Etiketten. Häufige Beispiele:

• Verbrauchsmaterial: Handschuhe, Reinigungsmittel, Druckerpapier, Packband
• Material im Regal einer Werkstatt oder eines Ateliers: Farbtuben, Stoffrollen, Schrauben
• Ausrüstung, die verliehen oder herumbewegt wird: Laptops, Beamer, Werkzeug
• Die Lagerorte selbst: ein Regal, eine Kiste, ein Raum, ein Transporter

Niemand außerhalb Ihres Teams scannt diese Codes, also gibt es nichts zu registrieren und keine Gebühr pro Code. Das Etikett muss nur auf den richtigen Eintrag in dem System zeigen, mit dem Sie Ihren Bestand verwalten.

QR-Codes oder klassische Barcodes für interne Etiketten?

Bei selbst erstellten Etiketten können Sie zwischen einem klassischen eindimensionalen Barcode (den bekannten senkrechten Strichen) und einem zweidimensionalen Code wie einem QR-Code wählen. So schneiden beide für die interne Nutzung ab.

	Klassischer 1D-Barcode	QR-Code
Von einer Handykamera scannbar	Ja, bevorzugt aber gutes Licht und einen geraden Winkel	Ja, problemlos, aus den meisten Winkeln
Übersteht Kratzer oder Verschmutzung	Weniger tolerant	Toleranter dank eingebauter Fehlerkorrektur
Etikettengröße	Breit und niedrig	Klein und quadratisch, passt auf Kisten und Regalkanten
Kann einen Weblink enthalten	In der Praxis nicht	Ja, ein Scan kann den Eintrag direkt öffnen
Nötig an der Handelskasse	Oft ja (EAN, UPC)	Wird dafür nicht verwendet

Für interne Etiketten ist der QR-Code meist die einfachere Wahl. Er wird klein gedruckt, lässt sich vom Handy ohne genaues Ausrichten scannen und kann die Seite des Artikels direkt öffnen.

So erstellen Sie Barcodes für Ihr kleines Unternehmen, Schritt für Schritt

Egal ob Sie sich für QR-Codes oder klassische Barcodes entscheiden, die Einrichtung folgt derselben Reihenfolge. Diese Reihenfolge erspart Ihnen, Etiketten zweimal zu drucken.

1. Listen Sie auf, was Sie erfassen wollen. Beginnen Sie mit den Dingen, die Sie am häufigsten zählen oder die am häufigsten ausgehen – nicht mit allem, was Sie besitzen.
2. Entscheiden Sie, was ein Etikett bekommt. Manche Teams etikettieren jeden Artikel. Andere etikettieren jedes Regal oder jede Kiste und scannen es, um zu sehen, was darin ist. Viele machen beides.
3. Prüfen Sie auf vorhandene Barcodes. Produkte, die Sie einkaufen, tragen oft schon einen Barcode des Herstellers. Den können Sie so verwenden, wie er ist (siehe nächster Abschnitt).
4. Legen Sie zuerst die Einträge an. Erstellen Sie jeden Artikel und jeden Lagerort in Ihrem Lagersystem, bevor Sie drucken, damit jedes Etikett auf etwas Reales verweist.
5. Drucken Sie eine kleine Charge und testen Sie sie. Scannen Sie ein paar Etiketten mit den Handys, die Ihr Team tatsächlich benutzt, bei dem Licht, in dem die Etiketten später hängen.
6. Kleben Sie Etiketten dorthin, wo Menschen hinschauen. Regalkanten und die Vorderseite von Kisten funktionieren besser als die Rückseite eines Kartons.
7. Vereinbaren Sie die Gewohnheit. Legen Sie fest, wann gescannt wird: wenn jemand etwas entnimmt, wenn nachgefüllt wird, und bei der Inventur.

Der letzte Schritt zählt am meisten. Ein Etikett, das niemand scannt, ist reine Dekoration.

Nutzen Sie die Barcodes, die schon auf Ihrem Bestand sind

Vieles, was Sie einkaufen, kommt bereits mit einem vom Hersteller aufgedruckten Barcode an. Sie müssen ihn nicht mit einem eigenen Etikett überkleben. Wenn Ihr Lagersystem diesen Barcode lesen und mit einem Ihrer Artikel verknüpfen kann, öffnet das Scannen der Kiste den richtigen Eintrag.

Das funktioniert gut bei Verbrauchsmaterial, das Sie häufig nachbestellen, wie Reinigungsmittel oder Druckertinte. Weniger gut funktioniert es bei Artikeln, die lose, ohne Verpackung ankommen, oder wenn sich mehrere verschiedene Dinge eine Kiste teilen. Dafür etikettieren Sie stattdessen das Regal oder die Kiste.

Eine Warnung: Der Barcode eines Herstellers identifiziert ein Produkt, keine bestimmte Einheit. Wenn Sie zwei identische Laptops auseinanderhalten müssen, geben Sie jedem sein eigenes internes Etikett.

Etiketten drucken, die halten

Für den Start brauchen Sie keine Spezialausrüstung. Ein Bürodrucker und Bögen mit selbstklebenden Etiketten reichen den meisten Teams. Ein spezieller Etikettendrucker lohnt sich, sobald Sie häufig drucken oder ungewöhnliche Größen brauchen.

Ein paar praktische Punkte:

• Passen Sie das Etikett zum Ort. Papieretiketten sind auf einem trockenen Büroregal in Ordnung. Kühlräume, Werkstätten und Transporter brauchen robusteres, wasserfestes Etikettenmaterial oder eine klare Abdeckung.
• Lassen Sie weißen Raum um den Code. Scanner und Kameras brauchen einen ruhigen Rand, um die Kanten zu finden.
• Halten Sie einen lesbaren Namen neben dem Code. Menschen sollten wissen, wofür das Etikett steht, ohne es zu scannen.
• Ersetzen Sie beschädigte Etiketten frühzeitig. Ein Etikett, das einmal versagt, wird danach ignoriert.

Wann ein Barcode-System mehr ist, als Sie brauchen

Barcodes lohnen sich nicht immer. Wenn Sie eine Handvoll Artikel verfolgen, eine Person sie verwaltet und Zählungen selten daneben liegen, kann eine einfache Liste völlig ausreichen.

Etiketten zahlen sich aus, sobald mehrere Personen aus demselben Bestand entnehmen, Artikel sich ähneln, Sie Dinge an mehr als einem Ort aufbewahren, oder Zählungen regelmäßig nicht stimmen. Dann schlägt „scannen“ das „in der Liste suchen und die Zahl eintippen“.

Wo Tana ins Bild passt

Tana ist eine geteilte Lager-App für Teams und deckt die Seite der internen Etiketten aus diesem Leitfaden ab.

• QR-Etiketten aus der Web-App. Drucken Sie einen Bogen QR-Etiketten für Ihre Artikel oder Lagerorte (Regale, Kisten, Räume, Fahrzeuge). Der Bogen folgt Ihrer aktuellen Suche oder Filterung, sodass Sie nur drucken, was Sie brauchen.
• Scannen zum Öffnen. Das Scannen eines Etiketts mit der Kamera von iPhone oder iPad, oder mit der Browserkamera in der Web-App, öffnet den jeweiligen Artikel oder Lagerort, damit Sie den Bestand direkt erfassen können. Scannt jemand außerhalb Ihres Teams ein Etikett, sieht er den Namen, aber nicht Ihre Bestandsmengen.
• Herstellerbarcodes. Verknüpfen Sie den vorhandenen Barcode eines Produkts mit einem Artikel, und das Scannen des Produkts öffnet ihn. Tana liest gängige Formate wie EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 und QR-Codes; die iPhone- und iPad-App liest zusätzlich Formate wie Data Matrix, ITF-14 und PDF417.
• Aktualisierung mit einem Tipp. Nutzen Sie − und +, während Bestand raus- und reingeht, oder legen Sie bei einer Inventur eine exakt gezählte Zahl fest. Das ganze Team sieht dieselben aktuellen Zahlen, und der Verlauf zeigt, wer was wann geändert hat.
• Warnungen bei niedrigem Bestand. Legen Sie pro Artikel eine Schwelle fest und werden Sie benachrichtigt, wenn er knapp wird.

Tana vergibt oder registriert keine Handels-Barcodes. Wenn Sie über den Handel verkaufen, bekommen Sie diese weiterhin von Ihrer nationalen GS1-Organisation. Tana hat einen kostenlosen Plan ohne Kartenpflicht und läuft auf iPhone, iPad, Mac und im Browser auf jedem Computer.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine eigenen Barcodes kostenlos erstellen?

Ja, für den internen Gebrauch. Etiketten, die nur Ihr Team scannt, können Sie selbst erzeugen und drucken, ohne Kosten pro Code. Barcodes für Produkte, die im Handel verkauft werden, sind anders: Sie müssen über Ihre nationale GS1-Organisation registriert werden.

Brauche ich einen GS1-Barcode, um meinen eigenen Bestand zu verfolgen?

Nein. Registrierte Barcodes dienen dazu, Produkte über Händler und Distributoren hinweg zu identifizieren. Um eigene Vorräte, Ausrüstung oder Material zu verfolgen, reichen interne Etiketten wie QR-Codes.

Brauche ich einen Barcode-Scanner, oder reicht ein Handy?

Eine Handy- oder Tablet-Kamera reicht für die meisten kleinen Teams, besonders bei QR-Codes. Ein spezieller Scanner hilft, wenn eine Person den ganzen Tag große Mengen scannt.

Sollte ich jeden Artikel oder jedes Regal etikettieren?

Das hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Etikettieren Sie Artikel, wenn jeder einzelne unterschiedlich ist oder sich bewegt. Etikettieren Sie Regale oder Kisten, wenn viele kleine Dinge zusammen lagern und Sie hauptsächlich sehen und aktualisieren wollen, was an einem Ort ist.

Kann ich den Barcode verwenden, der bereits auf einem Produkt ist?

Ja, wenn Ihr Lagersystem ihn lesen und mit einem Artikel verknüpfen kann. Das spart Drucken und funktioniert am besten bei verpackter Ware, die Sie immer wieder einkaufen.