Jak vytvořit čárový kód pro malou firmu: interní štítky vs. maloobchodní čárové kódy

Pokud chcete vytvořit čárový kód pro malou firmu, nejprve si ujasněte, k čemu má sloužit. Čárový kód na produktu, který prodáváte v cizím obchodě, musí být registrovaný. Čárový kód, který skenuje jen váš tým – na regálu, krabici nebo náhradním dílu – může být jakýkoli a můžete si ho vytisknout sami, ještě dnes.

Většina malých týmů potřebuje jen ten druhý typ. Chtějí rychleji najít zásoby, počítat je s menším počtem chyb a přestat přepisovat názvy položek do tabulky. Tento návod vysvětluje rozdíl, pomůže vám vybrat a provede vás nastavením štítků, které váš tým skutečně bude skenovat.

Dva druhy čárových kódů, dva různé účely

Čárový kód je jen způsob, jak zapsat kód, který dokáže rychle přečíst kamera nebo skener. Záleží na tom, kdo tomu kódu potřebuje rozumět.

• Maloobchodní čárové kódy identifikují produkt pro celý svět. Pokladna v obchodě, sklad tržiště nebo distributor je naskenuje a vyhledá kód ve svém vlastním systému. Aby to fungovalo, musí být každý kód celosvětově jedinečný – proto se vydává, nevymýšlí.
• Interní štítky identifikují něco jen pro váš tým. Kód znamená „tahle bedna balicí pásky“ nebo „projektor v zasedačce B“ a znát to potřebuje jen váš vlastní systém pro sledování skladu.

Zaměňovat tyto dva typy je nejčastější chyba. Týmy si kupují maloobchodní kódy, které nikdy nepotřebovaly, nebo tisknou vlastní čísla na produkty, které obchodník u vstupu odmítne.

Kdy potřebujete maloobchodní čárový kód

Registrovaný maloobchodní čárový kód potřebujete tehdy, když se produkt, který vyrábíte nebo balíte, bude prodávat přes cizí pokladnu nebo bude uveden u obchodníka či tržiště, které ho vyžaduje.

Tyto kódy se souhrnně nazývají GTIN. Podle regionu a použití je uvidíte jako EAN nebo UPC. Negenerujete je nástrojem v počítači. Získáte je tak, že se přihlásíte u národní organizace GS1 ve své zemi – standardizační organizace, která vydává firemní prefixy – a poté přiřadíte kód každé variantě produktu, kterou prodáváte. Jiná velikost nebo barva obvykle znamená jiný kód.

Jakmile kódy máte, můžete je vytisknout na obal nebo štítky pomocí jakéhokoli grafického či štítkovacího softwaru, který daný formát podporuje. Důležitá je registrace, ne tisk.

Pokud fyzické produkty přes maloobchodní kanály neprodáváte, tuto část klidně přeskočte. Registrované čárové kódy vám k evidenci vlastních zásob nijak nepomohou.

Kdy plně stačí interní štítek

Pro téměř vše, co se odehrává uvnitř vaší firmy, stačí vlastní štítky. Časté příklady:

• Spotřební materiál: rukavice, čisticí prostředky, papír do tiskárny, balicí páska
• Materiál na regálu dílny nebo ateliéru: tuby barev, role látky, šrouby
• Vybavení, které půjčujete nebo přesouváte: notebooky, projektory, nářadí
• Samotná úložná místa: regál, bedna, místnost, dodávka

Tyto kódy nikdo mimo váš tým neskenuje, takže není co registrovat a žádný poplatek za kód. Štítek musí jen odkazovat na správný záznam v systému, který používáte ke sledování zásob.

QR kódy, nebo klasické čárové kódy pro interní štítky?

U štítků, které si vytváříte sami, můžete volit mezi klasickým jednorozměrným čárovým kódem (známé svislé čáry) a dvourozměrným kódem, jako je QR kód. Zde je srovnání pro interní použití.

	Klasický 1D čárový kód	QR kód
Naskenuje fotoaparát telefonu	Ano, ale potřebuje dobré světlo a rovný úhel	Ano, snadno, z většiny úhlů
Odolá škrábanci nebo šmouze	Méně shovívavý	Shovívavější díky vestavěné korekci chyb
Velikost štítku	Široký a nízký	Malý a čtvercový, vejde se na bedny a hrany regálů
Může obsahovat webový odkaz	Prakticky ne	Ano, sken pak může rovnou otevřít záznam
Nutný u maloobchodní pokladny	Často ano (EAN, UPC)	K tomuto účelu se nepoužívá

Pro interní štítky je zpravidla jednodušší volbou QR kód. Tiskne se malý, telefon ho naskenuje bez pečlivého míření a může rovnou otevřít stránku dané položky.

Jak vytvořit čárový kód pro malou firmu, krok za krokem

Ať už zvolíte QR kódy, nebo klasické čárové kódy, nastavení probíhá ve stejném pořadí. Dodržení tohoto pořadí vám ušetří tisk štítků nadvakrát.

1. Sepište, co chcete sledovat. Začněte věcmi, které nejčastěji počítáte nebo vám docházejí, ne úplně vším, co vlastníte.
2. Rozhodněte, co dostane štítek. Některé týmy štítkují každou položku. Jiné štítkují každý regál nebo bednu a skenováním zjišťují, co je uvnitř. Mnohé dělají obojí.
3. Zkontrolujte existující čárové kódy. Produkty, které nakupujete, už často mají čárový kód od výrobce. Můžete je použít tak, jak jsou (viz další část).
4. Nejdřív vytvořte záznamy. Před tiskem vytvořte každou položku a úložné místo ve svém systému pro sledování skladu, aby každý štítek odkazoval na něco skutečného.
5. Vytiskněte malou dávku a otestujte ji. Naskenujte pár štítků telefony, které váš tým skutečně používá, v místě, kde budou štítky viset.
6. Lepte štítky tam, kam se lidé dívají. Hrany regálů a přední strana beden fungují lépe než zadní strana krabice.
7. Domluvte se na zvyku. Rozhodněte, kdy se skenuje: když si někdo něco bere, když se doplňuje zásoba, a při inventuře.

Poslední krok je nejdůležitější. Štítek, který nikdo neskenuje, je jen dekorace.

Využijte čárové kódy, které už na zásobách máte

Mnoho věcí, které kupujete, přichází s čárovým kódem vytištěným výrobcem. Nemusíte ho přelepovat vlastním štítkem. Pokud váš systém pro sledování skladu umí tento čárový kód přečíst a propojit s jednou z vašich položek, naskenování krabice otevře správný záznam.

Dobře to funguje u spotřebního materiálu, který objednáváte často, jako jsou čisticí prostředky nebo inkoust do tiskárny. Hůř funguje u položek, které přicházejí volně, bez obalu, nebo kde se v jedné krabici sdílí několik různých věcí. Pro ty raději oštítkujte regál nebo bednu.

Jedno upozornění: čárový kód výrobce identifikuje produkt, ne konkrétní kus. Pokud potřebujete rozlišit dva identické notebooky, dejte každému vlastní interní štítek.

Tisk štítků, které vydrží

Ke startu nepotřebujete speciální vybavení. Kancelářská tiskárna a archy samolepicích štítků stačí většině týmů. Vyplatí se specializovaná štítkovací tiskárna, jakmile tisknete často nebo potřebujete neobvyklé velikosti.

Několik praktických bodů:

• Přizpůsobte štítek místu. Papírové štítky jsou v pořádku na suchém kancelářském regálu. Chladicí místnosti, dílny a dodávky vyžadují odolnější, vodě odolný materiál štítků nebo průhledný kryt.
• Nechte kolem kódu bílé okraje. Skenery a kamery potřebují klidný okraj, aby našly hrany.
• Napište čitelný název vedle kódu. Lidé mají poznat, k čemu štítek je, i bez skenování.
• Poškozené štítky vyměňte včas. Štítek, který jednou selže, se pak přestane používat.

Kdy je systém čárových kódů víc, než potřebujete

Čárové kódy se nevyplatí vždy. Pokud sledujete hrstku položek, spravuje je jeden člověk a počty se skoro nikdy neliší, může vám dokonale stačit obyčejný seznam.

Štítky se začnou vyplácet, jakmile ze stejných zásob bere víc lidí, položky vypadají podobně, věci držíte na více místech, nebo se počty pravidelně neshodují. Tehdy „naskenovat“ porazí „najít v seznamu a napsat číslo“.

Kde zapadá Tana

Tana je sdílená skladová aplikace pro týmy a pokrývá stránku interních štítků z tohoto návodu.

• QR štítky z webové aplikace. Vytiskněte list QR štítků pro své položky nebo úložná místa (regály, bedny, místnosti, vozidla). List se řídí vaším aktuálním hledáním nebo filtrem, takže vytisknete jen to, co potřebujete.
• Naskenovat a otevřít. Naskenování štítku fotoaparátem iPhonu nebo iPadu, nebo kamerou prohlížeče ve webové aplikaci, otevře danou položku nebo úložné místo, abyste mohli rovnou zaznamenat zásobu. Pokud štítek naskenuje někdo mimo váš tým, uvidí název, ale ne vaše skladová množství.
• Čárové kódy výrobce. Připojte k položce existující čárový kód produktu a naskenování produktu ji otevře. Tana čte běžné formáty jako EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 a QR kódy; aplikace pro iPhone a iPad čte i formáty jako Data Matrix, ITF-14 a PDF417.
• Aktualizace jedním klepnutím. Použijte − a + při výdeji a příjmu zásob, nebo při inventuře nastavte přesně spočítané množství. Celý tým vidí stejná aktuální čísla a historie ukazuje, kdo co změnil a kdy.
• Upozornění na nízký stav. Nastavte si pro každou položku hranici a dostanete zprávu, když zásoba klesne pod ni.

Tana maloobchodní čárové kódy nevydává ani neregistruje. Pokud prodáváte přes obchodníky, tyto kódy stále získáte u své národní organizace GS1. Tana má bezplatný plán bez nutnosti karty a funguje na iPhonu, iPadu, Macu i v prohlížeči na jakémkoli počítači.

Časté otázky

Můžu si vytvořit vlastní čárový kód zdarma?

Ano, pro interní použití. Štítky, které skenuje jen váš tým, si můžete sami vygenerovat a vytisknout bez jakéhokoli poplatku za kód. Čárové kódy na produktech prodávaných v obchodech jsou jiná věc: musí být registrované u vaší národní organizace GS1.

Potřebuji čárový kód GS1 ke sledování vlastního skladu?

Ne. Registrované čárové kódy slouží k identifikaci produktů napříč obchodníky a distributory. Ke sledování vlastních zásob, vybavení nebo materiálu stačí interní štítky, jako jsou QR kódy.

Potřebuji čtečku čárových kódů, nebo mi stačí telefon?

Fotoaparát telefonu nebo tabletu stačí většině malých týmů, obzvlášť u QR kódů. Specializovaná čtečka se hodí, když jeden člověk skenuje velké množství po celý den.

Mám štítkovat každou položku, nebo každý regál?

Záleží na tom, jak pracujete. Štítkujte položky, když je každá odlišná nebo se přesouvá. Štítkujte regály nebo bedny, když spolu žije spousta drobných věcí a chcete hlavně vidět a aktualizovat, co je na jednom místě.

Můžu použít čárový kód, který je na produktu už od výrobce?

Ano, pokud ho váš systém pro sledování skladu umí přečíst a propojit s položkou. Ušetří to tisk a nejlépe to funguje u baleného zboží, které nakupujete opakovaně.