Čiarové kódy pre malú firmu: interné štítky vs. maloobchodné čiarové kódy

Ak chcete vytvoriť čiarové kódy pre malú firmu, najprv si ujasnite, na čo majú slúžiť. Čiarový kód na produkte, ktorý predávate cez pokladňu niekoho iného, musí byť registrovaný. Kód, ktorý skenuje iba váš tím - na regáli, škatuli alebo náhradnom dieli - môže byť akýkoľvek a môžete si ho vytlačiť sami už dnes.

Väčšina malých tímov potrebuje práve ten druhý typ. Chcú rýchlejšie nachádzať zásoby, počítať ich s menším počtom chýb a prestať zapisovať názvy položiek do tabuľky. Tento návod vysvetľuje rozdiel, pomôže vám vybrať a prevedie vás nastavením štítkov, ktoré váš tím naozaj bude skenovať.

Dva druhy čiarových kódov, dve odlišné úlohy

Čiarový kód je len spôsob zápisu kódu, ktorý dokáže rýchlo prečítať kamera alebo skener. Dôležité je, kto ten kód potrebuje pochopiť.

• Maloobchodné čiarové kódy identifikujú produkt pre celý svet. Pokladňa v obchode, sklad tržnice alebo distribútor ho naskenuje a vyhľadá vo svojom vlastnom systéme. Aby to fungovalo, každý kód musí byť celosvetovo jedinečný, takže sa nevymýšľa, ale prideľuje.
• Interné štítky identifikujú niečo len pre váš tím. Kód znamená „táto škatuľa s baliacou páskou” alebo „projektor v zasadačke B” a stačí, ak to vie iba váš vlastný systém na sledovanie zásob.

Zamieňať tieto dve veci je najčastejšia chyba. Tímy si kupujú maloobchodné kódy, ktoré nikdy nepotrebovali, alebo tlačia domáce čísla na produkty, ktoré predajca pri prevzatí odmietne.

Kedy potrebujete maloobchodný čiarový kód

Registrovaný maloobchodný kód potrebujete vtedy, keď sa produkt, ktorý vyrábate alebo balíte, bude predávať cez pokladňu inej firmy, alebo ho bude vyžadovať predajca či tržnica, kde ho chcete uviesť.

Tieto kódy sa medzinárodne nazývajú GTIN. Podľa regiónu a použitia ich uvidíte ako kódy EAN alebo UPC. Negenerujú sa nástrojom vo vašom počítači. Získate ich vstupom do národnej organizácie GS1 vo vašej krajine - orgánu, ktorý prideľuje firemné prefixy - a následne priradíte kód každému predávanému variantu produktu. Iná veľkosť alebo farba zvyčajne znamená iný kód.

Keď máte kódy pridelené, môžete ich vytlačiť na obal alebo štítky pomocou akéhokoľvek dizajnérskeho alebo štítkovacieho softvéru, ktorý daný formát podporuje. Dôležitá je registrácia, nie samotná tlač.

Ak nepredávate fyzické produkty cez maloobchodné kanály, túto časť môžete pokojne preskočiť. Registrované čiarové kódy vám pri sledovaní vlastných zásob nijako nepomôžu.

Kedy vám stačí interný štítok

Pre takmer všetko, čo sa deje vo vašej firme, stačia vlastné štítky. Bežné príklady:

• Spotrebný materiál, ktorý sa minie: rukavice, čistiace prostriedky, papier do tlačiarne, baliaca páska
• Materiál na regáli v dielni alebo ateliéri: tuby s farbou, kotúče látky, skrutky
• Vybavenie, ktoré požičiavate alebo presúvate: notebooky, projektory, náradie
• Samotné miesta uskladnenia: regál, škatuľa, miestnosť, dodávka

Tieto kódy neskenuje nikto mimo vášho tímu, takže netreba nič registrovať ani platiť poplatok za kód. Štítok musí len ukazovať na správny záznam v systéme, ktorý používate na sledovanie zásob.

QR kód alebo klasický čiarový kód pre interné štítky?

Pri štítkoch, ktoré si vytvárate sami, si môžete vybrať medzi klasickým jednorozmerným čiarovým kódom (tie známe zvislé čiarky) a dvojrozmerným kódom, ako je QR kód. Tu je porovnanie pre interné použitie.

	Klasický 1D čiarový kód	QR kód
Naskenuje ho kamera telefónu	Áno, ale vyžaduje dobré svetlo a rovný uhol	Áno, ľahko, z väčšiny uhlov
Vydrží škrabanec alebo šmuhu	Menej odolný	Odolnejší vďaka vstavanej oprave chýb
Veľkosť štítku	Široký a nízky	Malý a štvorcový, zmestí sa na škatule aj okraje regálov
Môže obsahovať webový odkaz	Prakticky nie	Áno, takže naskenovanie môže rovno otvoriť záznam
Potrebný pri maloobchodnej pokladni	Väčšinou áno (EAN, UPC)	Na toto sa nepoužíva

Pre interné štítky je zvyčajne jednoduchšou voľbou QR kód. Vytlačí sa malý, telefón ho naskenuje aj bez presného mierenia a rovno môže otvoriť stránku položky.

Ako vytvoriť čiarové kódy pre vašu malú firmu, krok za krokom

Či zvolíte QR kódy alebo klasické čiarové kódy, príprava prebieha v rovnakom poradí. Dodržanie tohto poradia vám ušetrí opakovanú tlač štítkov.

1. Vypíšte si, čo chcete sledovať. Začnite tým, čo najčastejšie počítate alebo čo vám najčastejšie dochádza, nie úplne všetkým, čo vlastníte.
2. Rozhodnite, čo dostane štítok. Niektoré tímy štítkujú každú položku. Iné štítkujú každý regál alebo škatuľu a skenovaním zisťujú, čo je vnútri. Mnohé robia oboje.
3. Skontrolujte existujúce čiarové kódy. Produkty, ktoré nakupujete, už často majú čiarový kód od výrobcu. Môžete ich použiť tak, ako sú (pozri ďalšiu časť).
4. Najprv vytvorte záznamy. Pred tlačou vytvorte každú položku a miesto uskladnenia vo vašom systéme na sledovanie zásob, aby každý štítok ukazoval na niečo skutočné.
5. Vytlačte malú dávku a otestujte ju. Naskenujte pár štítkov telefónmi, ktoré váš tím naozaj používa, pri svetle, v akom budú štítky visieť.
6. Lepte štítky tam, kam sa ľudia pozerajú. Okraje regálov a predná strana škatúľ fungujú lepšie ako zadná strana krabice.
7. Dohodnite si zvyk. Určte, kedy sa má skenovať: pri odobratí, pri doplnení a počas inventúry.

Najviac záleží na poslednom kroku. Štítok, ktorý nikto neskenuje, je len ozdoba.

Využite čiarové kódy, ktoré už na tovare sú

Veľa vecí, ktoré nakupujete, príde s čiarovým kódom vytlačeným výrobcom. Netreba ho zakrývať vlastným štítkom. Ak váš systém na sledovanie zásob dokáže tento kód prečítať a prepojiť s jednou z vašich položiek, naskenovanie škatule otvorí správny záznam.

Toto dobre funguje pri spotrebnom materiáli, ktorý objednávate často, napríklad čistiace prostriedky alebo atrament do tlačiarne. Horšie funguje pri veciach, ktoré prichádzajú voľne, bez obalu, alebo keď si viacero rôznych vecí delí jednu škatuľu. Pre tie radšej oštítkujte regál alebo škatuľu.

Jedno upozornenie: čiarový kód výrobcu identifikuje produkt, nie konkrétny kus. Ak potrebujete rozlíšiť dva rovnaké notebooky, dajte každému vlastný interný štítok.

Tlač štítkov, ktoré vydržia

Na začiatok nepotrebujete žiadne špeciálne vybavenie. Kancelárska tlačiareň a hárky samolepiacich štítkov stačia väčšine tímov. Vyplatí sa vám vlastná tlačiareň štítkov, len keď tlačíte často alebo potrebujete nezvyčajné veľkosti.

Pár praktických rád:

• Prispôsobte štítok miestu. Papierové štítky sú v poriadku na suchom kancelárskom regáli. Chladiace miestnosti, dielne a dodávky si vyžadujú odolnejší, voči vode odolný materiál alebo priehľadný kryt.
• Nechajte okolo kódu voľné miesto. Skenery a kamery potrebujú pokojný okraj, aby našli hranice kódu.
• Majte vedľa kódu čitateľný názov. Ľudia by mali vedieť, na čo je štítok, aj bez naskenovania.
• Poškodené štítky vymieňajte včas. Štítok, ktorý raz zlyhá, sa potom prestane používať.

Keď je systém čiarových kódov zbytočný

Čiarové kódy sa nie vždy oplatia. Ak sledujete zopár položiek, stará sa o ne jedna osoba a počty sa málokedy pomýlia, môže vám celkom dobre stačiť jednoduchý zoznam.

Štítky sa začnú vyplácať vtedy, keď z rovnakých zásob berie viacero ľudí, keď si položky navzájom podobajú, keď veci uchovávate na viacerých miestach, alebo keď sa počty pravidelne nezhodujú. Vtedy „naskenovať” porazí „nájsť v zozname a zadať číslo”.

Kde sa hodí Tana

Tana je zdieľaná aplikácia na sledovanie zásob pre tímy a pokrýva stranu interných štítkov z tohto návodu.

• QR štítky z webovej aplikácie. Vytlačte hárok QR štítkov pre svoje položky alebo sklady (regály, škatule, miestnosti, vozidlá). Hárok rešpektuje vaše aktuálne vyhľadávanie alebo filter, takže vytlačíte len to, čo potrebujete.
• Naskenujte a otvorí sa. Naskenovanie štítku kamerou iPhonu alebo iPadu, alebo kamerou v prehliadači vo webovej aplikácii, otvorí danú položku alebo sklad, aby ste mohli hneď na mieste zapísať stav zásob. Ak štítok naskenuje niekto mimo vášho tímu, uvidí názov, ale nie vaše množstvá na sklade.
• Čiarové kódy od výrobcu. Priraďte existujúci čiarový kód produktu k položke a naskenovanie produktu ju otvorí. Tana číta bežné formáty ako EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 a QR kódy; aplikácia pre iPhone a iPad číta aj formáty ako Data Matrix, ITF-14 a PDF417.
• Aktualizácie jedným ťuknutím. Používajte − a + podľa toho, ako zásoby ubúdajú a pribúdajú, alebo počas inventúry nastavte presne spočítané množstvo. Celý tím vidí rovnaké aktuálne čísla a história ukazuje, kto čo a kedy zmenil.
• Upozornenia na nízky stav. Nastavte prah pre každú položku a dostanete upozornenie, keď dochádza.

Tana nevydáva ani neregistruje maloobchodné čiarové kódy. Ak predávate cez predajcov, tieto kódy stále získate od organizácie GS1 vo vašej krajine. Tana má bezplatný plán bez potreby karty a funguje na iPhone, iPade, Macu aj v prehliadači na akomkoľvek počítači.

Často kladené otázky

Môžem si vytvoriť vlastný čiarový kód zadarmo?

Áno, na interné použitie. Štítky, ktoré skenuje iba váš tím, si môžete sami vygenerovať a vytlačiť bez poplatku za kód. Čiarové kódy pre produkty predávané v obchodoch sú iné: musia byť registrované cez národnú organizáciu GS1.

Potrebujem kód GS1 na sledovanie vlastných zásob?

Nie. Registrované čiarové kódy slúžia na identifikáciu produktov naprieč predajcami a distribútormi. Na sledovanie vlastného spotrebného materiálu, vybavenia alebo materiálu stačia interné štítky, napríklad QR kódy.

Potrebujem čítačku čiarových kódov, alebo mi stačí telefón?

Kamera telefónu alebo tabletu stačí väčšine malých tímov, najmä pri QR kódoch. Vyhradená čítačka pomôže, keď jedna osoba skenuje veľké množstvá celý deň.

Mám štítkovať každú položku alebo každý regál?

Závisí to od toho, ako pracujete. Štítkujte položky, keď je každá odlišná alebo sa často presúva. Štítkujte regály alebo škatule, keď spolu leží veľa drobných vecí a chcete hlavne vidieť a aktualizovať obsah jedného miesta.

Môžem použiť čiarový kód, ktorý je už na produkte?

Áno, ak ho váš systém na sledovanie zásob dokáže prečítať a prepojiť s položkou. Ušetrí to tlač a najlepšie funguje pri balených tovaroch, ktoré nakupujete opakovane.