Skapa streckkoder för småföretag: interna etiketter vs. streckkoder för butik

Vill du skapa streckkoder för ett småföretag börjar du med att avgöra vad koden ska användas till. En streckkod som sitter på en produkt du säljer i någon annans butik måste vara registrerad. En streckkod som bara ditt team skannar, på en hylla, en låda eller en reservdel, kan vara vad som helst och skrivas ut av dig själv redan idag.

De flesta små team behöver bara den andra typen. De vill hitta lagret snabbare, räkna med färre fel och sluta skriva in artikelnamn i ett kalkylark. Den här guiden förklarar skillnaden, hjälper dig att välja rätt, och går igenom hur du sätter upp etiketter som teamet faktiskt kommer att skanna.

Två sorters streckkoder, två helt olika uppgifter

En streckkod är bara ett sätt att skriva en kod som en kamera eller skanner snabbt kan läsa av. Det som spelar roll är vem som behöver förstå koden.

• Streckkoder för butik identifierar en produkt för hela världen. En butikskassa, ett marknadsplatslager eller en distributör skannar den och slår upp koden i sitt eget system. För att det ska fungera måste varje kod vara unik globalt, så den utfärdas, den hittas inte på själv.
• Interna etiketter identifierar något bara för ditt team. Koden betyder “den här lådan med packtejp” eller “projektorn i mötesrum B”, och det är bara ditt eget lagersystem som behöver veta det.

Att blanda ihop de två är det vanligaste misstaget. Team köper streckkoder för butik som de aldrig behövde, eller trycker hemgjorda nummer på produkter som en återförsäljare nekar vid dörren.

När du behöver en streckkod för butik

Du behöver en registrerad streckkod för butik när en produkt du tillverkar eller packar ska säljas via någon annans kassa eller listas hos en återförsäljare eller marknadsplats som kräver en.

De här koderna kallas GTIN. Beroende på region och användning ser du dem som EAN- eller UPC-koder. De genereras inte av ett verktyg på din dator. Du får dem genom att gå med i GS1-organisationen i ditt land, standardiseringsorganet som utfärdar företagsprefix, och sedan tilldelar du en kod till varje produktvariant du säljer. En annan storlek eller färg betyder oftast en annan kod.

När du har dina koder kan du skriva ut dem på förpackning eller etiketter med vilken design- eller etikettprogramvara som helst som stödjer formatet. Det viktiga är registreringen, inte utskriften.

Säljer du inte fysiska produkter via återförsäljarkanaler kan du hoppa över det här avsnittet helt. Registrerade streckkoder hjälper dig inte alls att spåra dina egna förråd.

När en intern etikett räcker

För nästan allt som sker innanför era väggar räcker era egna etiketter. Vanliga exempel:

• Förbrukningsvaror som tar slut: handskar, rengöringsmedel, skrivarpapper, packtejp
• Material på en verkstads- eller ateljéhylla: färgtuber, tygrullar, skruvar
• Utrustning ni lånar ut eller flyttar runt: bärbara datorer, projektorer, verktyg
• Själva förvaringsplatserna: en hylla, en låda, ett rum, en skåpbil

Ingen utanför ert team skannar de här koderna, så det finns inget att registrera och ingen avgift per kod. Etiketten behöver bara peka på rätt post i det system ni använder för att hålla koll på lagret.

QR-koder eller klassiska streckkoder för interna etiketter?

För etiketter ni gör själva kan ni välja mellan en klassisk endimensionell streckkod (de välbekanta lodräta strecken) och en tvådimensionell kod som en QR-kod. Så här jämförs de för internt bruk.

	Klassisk 1D-streckkod	QR-kod
Skannas av en mobilkamera	Ja, men vill helst ha bra ljus och rak vinkel	Ja, enkelt, från de flesta vinklar
Tål ett repor eller en fläck	Mindre överseende	Mer överseende, tack vare inbyggd felrättning
Etikettstorlek	Bred och kort	Liten och kvadratisk, passar på lådor och hyllkanter
Kan innehålla en webblänk	Inte i praktiken	Ja, så en skanning kan öppna posten direkt
Behövs i butikskassan	Ofta ja (EAN, UPC)	Används inte för det här

För interna etiketter är QR-koden oftast det enklare valet. Den trycks liten, skannas av mobilen utan att man behöver sikta noga, och kan öppna artikelns sida direkt.

Så skapar du streckkoder för ditt småföretag, steg för steg

Oavsett om ni väljer QR-koder eller klassiska streckkoder följer förberedelserna samma ordning. Att göra det i den här ordningen sparar er från att skriva ut etiketter två gånger.

1. Lista det ni vill hålla koll på. Börja med det ni räknar eller får slut på oftast, inte allt ni äger.
2. Bestäm vad som får en etikett. Vissa team märker varje artikel. Andra märker varje hylla eller låda och skannar den för att se vad som finns inuti. Många gör båda delar.
3. Kolla om det redan finns streckkoder. Produkter ni köper in har ofta redan en streckkod från tillverkaren. Ni kan använda dem som de är (se nästa avsnitt).
4. Sätt upp posterna först. Skapa varje artikel och förvaringsplats i lagersystemet innan ni skriver ut, så att varje etikett pekar på något som faktiskt finns.
5. Skriv ut en liten batch och testa den. Skanna några etiketter med de mobiler teamet faktiskt använder, i det ljus där etiketterna kommer att sitta.
6. Sätt etiketter där folk tittar. Hyllkanter och framsidan på lådor fungerar bättre än baksidan av en låda.
7. Kom överens om vanan. Bestäm när folk ska skanna: när de tar något, när de fyller på, och vid en inventering.

Det sista steget spelar störst roll. En etikett som ingen skannar är bara dekoration.

Använd streckkoderna som redan finns på ert lager

Mycket av det ni köper in kommer med en streckkod tryckt av tillverkaren. Ni behöver inte täcka den med en egen etikett. Kan ert lagersystem läsa den streckkoden och koppla den till en av era artiklar, öppnar en skanning av lådan rätt post.

Det fungerar bra för förbrukningsvaror ni beställer ofta, som rengöringsmedel eller skrivarbläck. Det fungerar sämre för artiklar som kommer lösa, utan förpackning, eller där flera olika saker delar en låda. Märk istället hyllan eller lådan för dem.

En varning: en tillverkares streckkod identifierar en produkt, inte en specifik enhet. Behöver ni skilja på två identiska bärbara datorer, ge var och en sin egen interna etikett.

Tryck etiketter som håller

Ni behöver ingen specialutrustning för att komma igång. En kontorsskrivare och ark med självhäftande etiketter räcker för de flesta team. En dedikerad etikettskrivare är värt det när ni skriver ut ofta eller behöver etiketter i ovanliga storlekar.

Några praktiska punkter:

• Anpassa etiketten efter platsen. Papperetiketter fungerar bra på en torr kontorshylla. Kylrum, verkstäder och skåpbilar kräver tåligare, vattentåligt etikettmaterial eller ett genomskinligt skydd.
• Lämna vitt utrymme runt koden. Skannrar och kameror behöver en lugn marginal för att hitta kanterna.
• Ha ett läsbart namn bredvid koden. Folk ska veta vad etiketten gäller utan att skanna den.
• Byt ut skadade etiketter tidigt. En etikett som misslyckas en gång ignoreras därefter.

När ett streckkodssystem är mer än ni behöver

Streckkoder är inte alltid värt det. Håller ni koll på en handfull artiklar, sköts de av en person, och räkningarna sällan blir fel, kan en enkel lista fungera helt utmärkt.

Etiketter börjar löna sig när flera personer tar från samma lager, när artiklar liknar varandra, när ni förvarar saker på mer än en plats, eller när räkningarna regelbundet inte stämmer. Då vinner “skanna den” över “hitta den i listan och skriv in siffran”.

Var Tana passar in

Tana är en delad lagerapp för team, och den täcker den interna etikettsidan av den här guiden.

• QR-etiketter från webbappen. Skriv ut ett ark med QR-etiketter för era artiklar eller förråd (hyllor, lådor, rum, fordon). Arket följer er aktuella sökning eller filter, så ni skriver bara ut det ni behöver.
• Skanna för att öppna. Att skanna en etikett med kameran på iPhone eller iPad, eller med webbläsarens kamera i webbappen, öppnar den artikeln eller förrådet så att ni kan registrera lager på plats. Skannar någon utanför ert team en etikett ser de namnet, men inte era lagerantal.
• Streckkoder från tillverkare. Koppla en produkts befintliga streckkod till en artikel, så öppnar en skanning av produkten den. Tana läser vanliga format som EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 och QR-koder; iPhone- och iPad-appen läser även format som Data Matrix, ITF-14 och PDF417.
• Uppdateringar med ett tryck. Använd − och + när lager går ut och kommer in, eller ange ett exakt räknat antal vid en inventering. Hela teamet ser samma live-siffror, och historiken visar vem som ändrade vad, och när.
• Larm vid lågt lager. Sätt en gräns per artikel och få besked när den börjar ta slut.

Tana utfärdar eller registrerar inte streckkoder för butik. Säljer ni via återförsäljare får ni fortfarande de koderna från GS1-organisationen i ert land. Tana har en gratisplan utan krav på kort, och den körs på iPhone, iPad, Mac och i webbläsaren på vilken dator som helst.

Vanliga frågor

Kan jag skapa mina egna streckkoder gratis?

Ja, för internt bruk. Etiketter som bara ert team skannar kan ni generera och skriva ut själva utan kostnad per kod. Streckkoder för produkter som säljs i butik är annorlunda: de måste registreras via GS1-organisationen i ert land.

Behöver jag en GS1-streckkod för att hålla koll på mitt eget lager?

Nej. Registrerade streckkoder är till för att identifiera produkter hos olika återförsäljare och distributörer. För att hålla koll på era egna förbrukningsvaror, utrustning eller material räcker interna etiketter som QR-koder.

Behöver jag en streckkodsläsare, eller kan jag använda mobilen?

En kamera på mobil eller surfplatta räcker för de flesta små team, särskilt med QR-koder. En dedikerad läsare kan hjälpa när en person skannar stora mängder hela dagen.

Ska jag märka varje artikel eller varje hylla?

Det beror på hur ni jobbar. Märk artiklar när var och en är unik eller flyttas runt. Märk hyllor eller lådor när många smågrejer ligger tillsammans och ni mest vill se och uppdatera vad som finns på ett ställe.

Kan jag använda streckkoden som redan finns på en produkt?

Ja, om ert lagersystem kan läsa den och koppla den till en artikel. Det sparar utskrift och fungerar bäst för förpackade varor ni köper in gång på gång.