Näin teet viivakoodit pienyritykselle: sisäiset tarrat ja vähittäiskaupan viivakoodit

Jos haluat tehdä viivakoodit pienyritykselle, päätä ensin, mihin viivakoodi on tarkoitettu. Viivakoodi, joka menee tuotteeseen, jota myyt jonkun toisen kaupassa, pitää olla rekisteröity. Viivakoodi, jota vain oma tiimisi lukee – hyllyssä, laatikossa tai varaosassa – voi olla mikä tahansa itse tulostamasi, jo tänään.

Suurin osa pienistä tiimeistä tarvitsee vain jälkimmäistä. He haluavat löytää tavarat nopeammin, laskea ne vähemmin virhein ja lopettaa nimikkeiden näpyttelyn taulukkolaskentaan. Tämä opas selittää eron, auttaa valitsemaan ja opastaa tarrojen käyttöönotossa niin, että tiimisi todella lukee ne.

Kaksi viivakoodityyppiä, kaksi eri tehtävää

Viivakoodi on vain tapa kirjoittaa koodi, jonka kamera tai lukija pystyy lukemaan nopeasti. Olennaista on, kenen pitää ymmärtää tuo koodi.

• Vähittäiskaupan viivakoodit tunnistavat tuotteen koko maailmalle. Kaupan kassa, verkkokaupan varasto tai jälleenmyyjä lukee sen ja hakee koodin omasta järjestelmästään. Jotta tämä toimii, jokaisen koodin on oltava maailmanlaajuisesti yksilöllinen, joten se myönnetään, ei keksitä.
• Sisäiset tarrat tunnistavat jotain vain omalle tiimillesi. Koodi tarkoittaa “tämä pakkausteippilaatikko” tai “neuvotteluhuone B:n projektori”, ja vain oman varastonhallintajärjestelmäsi tarvitsee tietää se.

Näiden kahden sekoittaminen on yleisin virhe. Tiimit ostavat vähittäiskaupan koodeja, joita ne eivät koskaan tarvinneet, tai tulostavat itse keksittyjä numeroita tuotteisiin, jotka jälleenmyyjä hylkää ovella.

Milloin tarvitset vähittäiskaupan viivakoodin

Tarvitset rekisteröidyn vähittäiskaupan viivakoodin, kun valmistamasi tai pakkaamasi tuote myydään jonkun toisen kassalla tai listataan jälleenmyyjälle tai verkkokauppaan, joka sitä vaatii.

Näitä koodeja kutsutaan GTIN-koodeiksi. Alueesta ja käyttötavasta riippuen näet ne EAN- tai UPC-koodeina. Niitä ei luoda työkalulla tietokoneellasi. Ne saat liittymällä maasi kansalliseen GS1-organisaatioon, standardointielimeen, joka myöntää yritystunnukset, ja sen jälkeen määräämällä koodin jokaiselle myymällesi tuotevariaatiolle. Eri koko tai väri tarkoittaa yleensä eri koodia.

Kun koodit on hankittu, voit tulostaa ne pakkaukseen tai tarroihin millä tahansa muotoilua tukevalla suunnittelu- tai tarraohjelmalla. Tärkeää on rekisteröinti, ei tulostaminen.

Jos et myy fyysisiä tuotteita vähittäiskaupan kautta, voit ohittaa tämän osion kokonaan. Rekisteröidyistä viivakoodeista ei ole mitään hyötyä omien tarvikkeidesi seurannassa.

Milloin sisäinen tarra riittää

Lähes kaikkeen, mitä tapahtuu yrityksesi sisällä, omat tarrasi riittävät. Yleisiä esimerkkejä:

• Kulutustarvikkeet, jotka loppuvat käytössä: käsineet, puhdistusaineet, tulostuspaperi, pakkausteippi
• Materiaalit työpajan tai studion hyllyllä: maalituubit, kangasrullat, ruuvit
• Laitteet, joita lainaat tai siirrät paikasta toiseen: kannettavat tietokoneet, projektorit, työkalut
• Säilytyspaikat itsessään: hylly, laatikko, huone, pakettiauto

Kukaan tiimisi ulkopuolella ei lue näitä koodeja, joten mitään ei tarvitse rekisteröidä eikä maksua koodia kohden ole. Tarran täytyy vain osoittaa oikeaan tietueeseen siinä järjestelmässä, jota käytät varaston seurantaan.

QR-koodit vai perinteiset viivakoodit sisäisiin tarroihin?

Itse tekemiisi tarroihin voit valita perinteisen yksiulotteisen viivakoodin (tutut pystyviivat) ja kaksiulotteisen koodin, kuten QR-koodin, väliltä. Näin ne vertautuvat sisäisessä käytössä.

	Perinteinen 1D-viivakoodi	QR-koodi
Luettavissa puhelimen kameralla	Kyllä, mutta vaatii hyvän valon ja suoran kulman	Kyllä, helposti, useimmista kulmista
Kestää naarmun tai tahran	Vähemmän armollinen	Armollisempi, kiitos sisäänrakennetun virheenkorjauksen
Tarran koko	Leveä ja matala	Pieni ja neliömäinen, sopii laatikoihin ja hyllynreunoihin
Voi sisältää verkkolinkin	Käytännössä ei	Kyllä, joten skannaus voi avata tietueen suoraan
Tarvitaan vähittäiskaupan kassalla	Usein kyllä (EAN, UPC)	Ei käytetä tähän

Sisäisiin tarroihin QR-koodi on yleensä helpompi valinta. Se tulostuu pienenä, luetaan puhelimella ilman tarkkaa kohdistamista, ja se voi avata nimikkeen sivun suoraan.

Näin teet viivakoodit pienyrityksellesi vaihe vaiheelta

Valitsitpa QR-koodit tai perinteiset viivakoodit, käyttöönotto etenee samassa järjestyksessä. Tämän järjestyksen noudattaminen säästää sinut tulostamasta tarroja kahteen kertaan.

1. Listaa, mitä haluat seurata. Aloita asioista, joita lasket tai jotka loppuvat useimmin, älä kaikesta, mitä omistat.
2. Päätä, mikä saa tarran. Jotkin tiimit tarroittavat jokaisen nimikkeen. Toiset tarroittavat jokaisen hyllyn tai laatikon ja lukevat sen nähdäkseen, mitä sisällä on. Moni tekee molempia.
3. Tarkista olemassa olevat viivakoodit. Ostamissasi tuotteissa on usein jo valmistajan viivakoodi. Voit käyttää niitä sellaisenaan (katso seuraava osio).
4. Luo tietueet ensin. Luo jokainen nimike ja säilytyspaikka varastonhallintajärjestelmääsi ennen tulostusta, jotta jokainen tarra osoittaa johonkin todelliseen.
5. Tulosta pieni erä ja testaa se. Skannaa muutama tarra puhelimilla, joita tiimisi todella käyttää, siinä valaistuksessa, jossa tarrat tulevat olemaan.
6. Kiinnitä tarrat sinne, mihin ihmiset katsovat. Hyllynreunat ja laatikoiden etupuoli toimivat paremmin kuin laatikon takaosa.
7. Sopikaa tavasta. Päättäkää, milloin skannataan: kun jotain otetaan, kun täydennetään, ja inventoinnin aikana.

Viimeinen vaihe on tärkein. Tarra, jota kukaan ei skannaa, on pelkkää koristetta.

Käytä varastossasi jo olevia viivakoodeja

Moni ostamasi tuote saapuu valmistajan tulostamalla viivakoodilla. Sitä ei tarvitse peittää omalla tarralla. Jos varastonhallintajärjestelmäsi pystyy lukemaan viivakoodin ja yhdistämään sen johonkin nimikkeeseesi, laatikon skannaus avaa oikean tietueen.

Tämä toimii hyvin kulutustarvikkeille, joita tilaat usein uudelleen, kuten puhdistusaineille tai tulostinmusteelle. Se toimii huonommin nimikkeille, jotka tulevat irrallisina, ilman pakkausta, tai kun useita eri asioita on samassa laatikossa. Tarroita niihin sen sijaan hylly tai laatikko.

Yksi varoitus: valmistajan viivakoodi tunnistaa tuotteen, ei tiettyä yksittäiskappaletta. Jos sinun täytyy erottaa kaksi identtistä kannettavaa tietokonetta toisistaan, anna kummallekin oma sisäinen tarransa.

Kestävien tarrojen tulostaminen

Aloittamiseen ei tarvita erikoislaitteita. Toimistotulostin ja arkit itseliimautuvia tarroja riittävät useimmille tiimeille. Erillinen tarratulostin kannattaa, kun tulostat usein tai tarvitset epätavallisia kokoja.

Muutama käytännön vinkki:

• Sovita tarra paikkaan. Paperitarrat toimivat hyvin kuivalla toimistohyllyllä. Kylmätilat, työpajat ja pakettiautot vaativat kestävämpää, vedenkestävää tarramateriaalia tai läpinäkyvän suojan.
• Jätä koodin ympärille valkoista tilaa. Lukijat ja kamerat tarvitsevat rauhallisen marginaalin löytääkseen reunat.
• Pidä luettava nimi koodin vieressä. Ihmisten pitäisi tietää, mihin tarra on tarkoitettu, skannaamatta sitä.
• Vaihda vaurioituneet tarrat ajoissa. Tarra, joka epäonnistuu kerran, jää sen jälkeen huomiotta.

Milloin viivakoodijärjestelmä on enemmän kuin tarvitset

Viivakoodit eivät aina kannata. Jos seuraat kourallista nimikkeitä, yksi henkilö hoitaa ne, ja laskut menevät harvoin väärin, yksinkertainen lista voi palvella sinua erinomaisesti.

Tarrat alkavat kannattaa, kun useat ihmiset ottavat samasta varastosta, kun nimikkeet näyttävät samanlaisilta, kun säilytät asioita useammassa kuin yhdessä paikassa, tai kun laskut menevät säännöllisesti väärin. Silloin “skannaa se” voittaa “etsi se listalta ja näpyttele numero”.

Mihin Tana sopii

Tana on tiimeille tarkoitettu jaettu varastosovellus, ja se kattaa tämän oppaan sisäisten tarrojen puolen.

• QR-tarrat verkkosovelluksesta. Tulosta arkki QR-tarroja nimikkeillesi tai säilytyspaikoillesi (hyllyt, laatikot, huoneet, ajoneuvot). Arkki noudattaa senhetkistä hakuasi tai suodatustasi, joten tulostat vain sen, mitä tarvitset.
• Skannaa avataksesi. Tarran skannaaminen iPhonen tai iPadin kameralla, tai selaimen kameralla verkkosovelluksessa, avaa kyseisen nimikkeen tai säilytyspaikan, jotta voit kirjata varaston paikan päällä. Jos joku tiimisi ulkopuolelta skannaa tarran, hän näkee nimen mutta ei varastomääriäsi.
• Valmistajan viivakoodit. Liitä tuotteen olemassa oleva viivakoodi nimikkeeseen, ja tuotteen skannaus avaa sen. Tana lukee yleisiä muotoja, kuten EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 ja QR-koodit; iPhone- ja iPad-sovellus lukee myös muotoja, kuten Data Matrix, ITF-14 ja PDF417.
• Päivitykset yhdellä napautuksella. Käytä − ja + -painikkeita, kun varastoa lähtee ja saapuu, tai aseta tarkka laskettu määrä inventoinnin aikana. Koko tiimi näkee samat reaaliaikaiset luvut, ja historia näyttää, kuka muutti mitä ja milloin.
• Vähäisen saldon hälytykset. Aseta raja jokaiselle nimikkeelle ja saat ilmoituksen, kun se käy vähiin.

Tana ei myönnä eikä rekisteröi vähittäiskaupan viivakoodeja. Jos myyt jälleenmyyjien kautta, saat ne edelleen kansalliselta GS1-organisaatioltasi. Tanalla on ilmainen versio ilman korttivaatimusta, ja se toimii iPhonessa, iPadissa, Macissa sekä minkä tahansa tietokoneen selaimessa.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko tehdä omat viivakoodit ilmaiseksi?

Kyllä, sisäiseen käyttöön. Tarrat, joita vain tiimisi lukee, voit luoda ja tulostaa itse ilman kustannuksia koodia kohden. Kaupoissa myytävien tuotteiden viivakoodit ovat eri asia: ne on rekisteröitävä kansallisen GS1-organisaatiosi kautta.

Tarvitsenko GS1-viivakoodin oman varastoni seuraamiseen?

Et. Rekisteröidyt viivakoodit ovat tuotteiden tunnistamiseen jälleenmyyjien ja jakelijoiden välillä. Omien tarvikkeiden, laitteiden tai materiaalien seurantaan riittävät sisäiset tarrat, kuten QR-koodit.

Tarvitsenko viivakoodilukijan, vai riittääkö puhelin?

Puhelimen tai tabletin kamera riittää useimmille pienille tiimeille, etenkin QR-koodien kanssa. Erillisestä lukijasta on hyötyä, kun yksi henkilö skannaa suuria määriä koko päivän.

Pitäisikö minun tarroittaa jokainen nimike vai jokainen hylly?

Se riippuu työtavastanne. Tarroita nimikkeet, kun jokainen on erilainen tai liikkuu paljon. Tarroita hyllyt tai laatikot, kun monta pientä asiaa on koossa yhdessä ja haluat lähinnä nähdä ja päivittää, mitä yhdessä paikassa on.

Voinko käyttää tuotteessa jo olevaa viivakoodia?

Kyllä, jos varastonhallintajärjestelmäsi pystyy lukemaan sen ja yhdistämään sen nimikkeeseen. Se säästää tulostamiselta ja toimii parhaiten pakatuille tuotteille, joita ostat toistuvasti.