Sådan laver du stregkoder til en lille virksomhed: interne labels vs. stregkoder til detailhandel

Vil du lave stregkoder til en lille virksomhed, skal du først beslutte, hvad stregkoden skal bruges til. En stregkode, der sidder på et produkt, du sælger i en andens butik, skal være registreret. En stregkode, som kun dit eget team scanner – på en hylde, en kasse eller en reservedel – kan være hvad som helst, du selv printer, allerede i dag.

De fleste små teams har kun brug for den anden slags. De vil finde varer hurtigere, tælle dem med færre fejl og holde op med at skrive varenavne ind i et regneark. Denne guide forklarer forskellen, hjælper dig med at vælge og viser dig, hvordan du sætter labels op, som dit team rent faktisk vil scanne.

To slags stregkoder, to helt forskellige opgaver

En stregkode er blot en måde at skrive en kode, som et kamera eller en scanner hurtigt kan læse. Det, der betyder noget, er hvem der skal kunne forstå koden.

• Detailstregkoder identificerer et produkt over for hele verden. En butiks kasseapparat, et lager hos en markedsplads eller en distributør scanner den og slår koden op i sit eget system. For at det virker, skal hver kode være unik globalt, så den bliver udstedt – ikke opfundet.
• Interne labels identificerer noget kun for dit eget team. Koden betyder “den her kasse med pakketape” eller “projektoren i mødelokale B”, og det er kun jeres eget lagersystem, der skal kende betydningen.

Den mest almindelige fejl er at blande de to sammen. Teams køber detailkoder, de aldrig havde brug for, eller printer hjemmelavede numre på produkter, som en forhandler afviser i døren.

Hvornår du har brug for en detailstregkode

Du har brug for en registreret detailstregkode, når et produkt, du fremstiller eller pakker, skal sælges gennem en andens kasseapparat, eller når en forhandler eller markedsplads kræver en, før produktet kan optages på listen.

Disse koder kaldes GTIN. Afhængigt af region og brug ser du dem som EAN eller UPC. De genereres ikke af et værktøj på din computer. Du får dem ved at melde dig ind i din nationale GS1-organisation, standardiseringsorganet der udsteder virksomhedspræfikser, og derefter tildele en kode til hver produktvariant, du sælger. En anden størrelse eller farve betyder som regel en anden kode.

Når du har dine koder, kan du printe dem på emballage eller labels med enhver design- eller labelsoftware, der understøtter formatet. Det vigtige er registreringen, ikke printet.

Sælger du ikke fysiske produkter gennem detailkanaler, kan du roligt springe dette afsnit over. Registrerede stregkoder gør intet for at holde styr på dine egne forsyninger.

Hvornår en intern label er nok

Til stort set alt, der foregår internt i virksomheden, er dine egne labels nok. Almindelige eksempler:

• Forbrugsvarer: handsker, rengøringsmidler, printerpapir, pakketape
• Materialer på en hylde i værksted eller atelier: malertuber, stofruller, skruer
• Udstyr, du låner ud eller flytter rundt på: bærbare computere, projektorer, værktøj
• Selve opbevaringsstederne: en hylde, en kasse, et rum, en varevogn

Ingen uden for dit team scanner disse koder, så der er intet at registrere og ingen afgift pr. kode. Labelen skal blot pege på den rigtige post i det system, du bruger til at holde styr på lageret.

QR-koder eller klassiske stregkoder til interne labels?

Til labels, du laver selv, kan du vælge mellem en klassisk endimensional stregkode (de velkendte lodrette streger) og en todimensional kode som en QR-kode. Her er, hvordan de klarer sig til internt brug.

	Klassisk 1D-stregkode	QR-kode
Scannes med telefonens kamera	Ja, men foretrækker godt lys og en lige vinkel	Ja, nemt, fra de fleste vinkler
Tåler en ridse eller udtværing	Mindre tilgivende	Mere tilgivende takket være indbygget fejlkorrektion
Labelstørrelse	Bred og lav	Lille og kvadratisk, passer på kasser og hyldekanter
Kan indeholde et weblink	Ikke i praksis	Ja, så en scanning kan åbne posten direkte
Nødvendig ved kassen i detailhandlen	Ofte ja (EAN, UPC)	Bruges ikke til dette

Til interne labels er QR-koden som regel det nemmeste valg. Den printes lille, scannes fra en telefon uden at skulle sigtes omhyggeligt, og kan åbne varens side med det samme.

Sådan laver du stregkoder til din lille virksomhed, trin for trin

Uanset om du vælger QR-koder eller klassiske stregkoder, følger opsætningen samme rækkefølge. Gør du det i denne rækkefølge, slipper du for at printe labels to gange.

1. List op, hvad du vil holde styr på. Start med det, du oftest tæller eller løber tør for – ikke alt, du ejer.
2. Beslut, hvad der får en label. Nogle teams sætter en label på hver vare. Andre sætter en label på hver hylde eller kasse og scanner den for at se, hvad der er i den. Mange gør begge dele.
3. Tjek for eksisterende stregkoder. Varer, du køber, har ofte allerede en producents stregkode. Dem kan du bruge, som de er (se næste afsnit).
4. Opret posterne først. Opret hver vare og hvert opbevaringssted i dit lagersystem, før du printer, så hver label peger på noget, der rent faktisk findes.
5. Print en lille bunke og test den. Scan et par labels med de telefoner, dit team faktisk bruger, i det lys, hvor labelsene skal sidde.
6. Sæt labels, hvor folk kigger. Hyldekanter og fronten af kasser fungerer bedre end bagsiden af en æske.
7. Aftal vanen. Beslut hvornår folk scanner: når de tager noget, når de fylder op, og under en optælling.

Det sidste trin betyder mest. En label, ingen scanner, er bare pynt.

Brug de stregkoder, der allerede sidder på dine varer

Mange af de ting, du køber, ankommer med en stregkode trykt af producenten. Du behøver ikke dække den med din egen label. Kan dit lagersystem læse den stregkode og knytte den til en af dine varer, åbner det den rigtige post at scanne kassen.

Det fungerer godt til forbrugsvarer, du genbestiller ofte, som rengøringsmidler eller printerpatroner. Det fungerer dårligere til varer, der kommer løst, uden emballage, eller hvor flere forskellige ting deler én kasse. Til dem kan du i stedet sætte en label på hylden eller kassen.

En advarsel: en producents stregkode identificerer et produkt, ikke en bestemt enhed. Skal du kunne kende forskel på to identiske bærbare computere, så giv hver af dem sin egen interne label.

Print labels, der holder

Du behøver ikke specialudstyr for at komme i gang. En kontorprinter og ark med selvklæbende labels er nok for de fleste teams. En dedikeret labelprinter kan betale sig, når du printer ofte eller har brug for usædvanlige størrelser.

Et par praktiske pointer:

• Match labelen til stedet. Papirlabels klarer sig fint på en tør kontorhylde. Kølerum, værksteder og varevogne kræver mere robust, vandafvisende labelmateriale eller en klar afdækning.
• Lad der være hvid plads omkring koden. Scannere og kameraer har brug for en rolig margin for at finde kanterne.
• Hold et læsbart navn ved siden af koden. Folk skal kunne se, hvad labelen er til, uden at scanne den.
• Udskift beskadigede labels tidligt. En label, der fejler én gang, bliver ignoreret bagefter.

Hvornår et stregkodesystem er mere, end du har brug for

Stregkoder er ikke altid umagen værd. Følger du kun en håndfuld varer, styrer én person det hele, og går optællingen sjældent galt, kan en simpel liste sagtens gøre det ud for det hele.

Labels begynder at betale sig, når flere personer tager fra samme lager, når varer ligner hinanden, når du opbevarer ting flere steder, eller når optællingerne jævnligt ikke stemmer. Det er der, “scan den” slår “find den på listen og tast tallet”.

Hvor Tana passer ind

Tana er en delt lagerapp til teams, og den dækker den interne label-side af denne guide.

• QR-labels fra webappen. Print et ark QR-labels til dine varer eller opbevaringssteder (hylder, kasser, rum, køretøjer). Arket følger din aktuelle søgning eller filter, så du kun printer det, du har brug for.
• Scan for at åbne. Scanner du en label med iPhone- eller iPad-kameraet, eller med browserens kamera i webappen, åbner det den vare eller det opbevaringssted, så du kan registrere lageret med det samme. Scanner nogen uden for dit team en label, ser de navnet, men ikke jeres lagerantal.
• Producenters stregkoder. Knyt en vares eksisterende stregkode til en vare, og scanning af produktet åbner den. Tana læser almindelige formater som EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 og QR-koder; iPhone- og iPad-appen læser desuden formater som Data Matrix, ITF-14 og PDF417.
• Opdateringer med ét tryk. Brug − og + i takt med, at lager går ud og kommer ind, eller sæt et præcist optalt antal under en optælling. Hele teamet ser de samme aktuelle tal, og historikken viser, hvem der ændrede hvad, og hvornår.
• Advarsler om lav beholdning. Sæt en tærskel pr. vare og få besked, når den løber lavt.

Tana udsteder eller registrerer ikke detailstregkoder. Sælger du gennem forhandlere, får du stadig dem fra din nationale GS1-organisation. Tana har en gratis plan uden krav om kort, og den kører på iPhone, iPad, Mac og i browseren på enhver computer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg lave mine egne stregkoder gratis?

Ja, til internt brug. Labels, som kun dit team scanner, kan du generere og printe selv uden nogen omkostning pr. kode. Stregkoder til varer, der sælges i butikker, er en anden sag: de skal registreres gennem din nationale GS1-organisation.

Skal jeg have en GS1-stregkode for at holde styr på mit eget lager?

Nej. Registrerede stregkoder er til at identificere produkter på tværs af forhandlere og distributører. Til at holde styr på dine egne forsyninger, udstyr eller materialer er interne labels som QR-koder nok.

Skal jeg bruge en stregkodescanner, eller kan jeg bruge en telefon?

Et kamera på en telefon eller tablet er nok for de fleste små teams, især med QR-koder. En dedikeret scanner kan hjælpe, når én person scanner store mængder hele dagen.

Skal jeg sætte label på hver vare eller hver hylde?

Det afhænger af, hvordan I arbejder. Sæt label på varer, når hver enkelt er unik eller flytter sig meget. Sæt label på hylder eller kasser, når mange små ting bor sammen, og I mest vil se og opdatere, hvad der er på ét sted.

Kan jeg bruge den stregkode, der allerede sidder på et produkt?

Ja, hvis dit lagersystem kan læse den og knytte den til en vare. Det sparer print og fungerer bedst til emballerede varer, du køber igen og igen.