Cómo hacer códigos de barras para un pequeño negocio: etiquetas internas y códigos de venta al público

Si quieres hacer códigos de barras para un pequeño negocio, primero decide para qué sirve el código. Un código de barras que va en un producto que vendes en la tienda de otra persona tiene que estar registrado. Un código que solo escanea tu equipo, en una estantería, una caja o un repuesto, puede ser el que tú quieras y puedes imprimirlo tú mismo, hoy mismo.

La mayoría de los equipos pequeños solo necesitan el segundo tipo. Quieren encontrar el stock más rápido, contarlo con menos errores y dejar de escribir nombres de artículos en una hoja de cálculo. Esta guía explica la diferencia, te ayuda a elegir y te acompaña paso a paso para configurar etiquetas que tu equipo realmente escaneará.

Dos tipos de código de barras, dos funciones distintas

Un código de barras es solo una forma de escribir un código que una cámara o un lector puede leer rápidamente. Lo que importa es quién necesita entender ese código.

• Los códigos de venta al público identifican un producto ante el mundo entero. La caja de una tienda, el almacén de un marketplace o un distribuidor lo escanea y busca el código en su propio sistema. Para que esto funcione, cada código debe ser único a nivel mundial, así que se emite, no se inventa.
• Las etiquetas internas identifican algo solo para tu equipo. El código significa «esta caja de cinta de embalar» o «el proyector de la sala de reuniones B», y solo tu propio sistema de inventario necesita saberlo.

Confundir ambos tipos es el error más habitual. Algunos equipos compran códigos de venta al público que nunca necesitaron, o imprimen números caseros en productos que un comercio rechaza en la puerta.

Cuándo necesitas un código de barras de venta al público

Necesitas un código de venta al público registrado cuando un producto que fabricas o envasas se va a vender a través de la caja de otra empresa, o se va a incluir en un comercio o marketplace que lo exige.

Estos códigos se conocen como GTIN. Según la región y el uso, los verás como EAN o UPC. No se generan con una herramienta en tu ordenador. Se obtienen uniéndote a la organización GS1 nacional de tu país, el organismo de estándares que emite los prefijos de empresa, y asignando después un código a cada variante de producto que vendas. Un tamaño o color distinto suele significar un código distinto.

Una vez que tienes tus códigos, puedes imprimirlos en el envase o en etiquetas con cualquier software de diseño o de etiquetas que admita el formato. Lo importante es el registro, no la impresión.

Si no vendes productos físicos a través de canales de venta al público, puedes saltarte esta sección por completo. Los códigos de barras registrados no aportan nada para hacer seguimiento de tus propios suministros.

Cuándo basta con una etiqueta interna

Para casi todo lo que ocurre dentro de tu negocio, tus propias etiquetas son suficientes. Ejemplos habituales:

• Suministros que se consumen: guantes, productos de limpieza, papel de impresora, cinta de embalar
• Materiales en la estantería de un taller o estudio: tubos de pintura, rollos de tela, tornillos
• Equipos que prestas o mueves de un lado a otro: portátiles, proyectores, herramientas
• Los propios lugares de almacenamiento: una estantería, una caja, una sala, una furgoneta

Nadie fuera de tu equipo escaneará estos códigos, así que no hay nada que registrar ni ninguna cuota por código. La etiqueta solo tiene que apuntar al registro correcto en el sistema que uses para controlar el stock.

¿Códigos QR o códigos de barras clásicos para etiquetas internas?

Para las etiquetas que haces tú mismo, puedes elegir entre un código de barras unidimensional clásico (las conocidas líneas verticales) y un código bidimensional como el QR. Así se comparan para uso interno.

	Código de barras 1D clásico	Código QR
Se escanea con la cámara del móvil	Sí, pero prefiere buena luz y un ángulo recto	Sí, con facilidad, desde casi cualquier ángulo
Resiste un rasguño o una mancha	Menos tolerante	Más tolerante, gracias a la corrección de errores integrada
Tamaño de la etiqueta	Ancho y bajo	Pequeño y cuadrado, cabe en cajas y bordes de estantería
Puede contener un enlace web	En la práctica no	Sí, así un escaneo puede abrir el registro directamente
Necesario en la caja de un comercio	A menudo sí (EAN, UPC)	No se usa para esto

Para etiquetas internas, el código QR suele ser la opción más sencilla. Se imprime pequeño, se escanea desde un móvil sin necesidad de alinearlo con cuidado, y puede abrir la página del artículo al instante.

Cómo hacer códigos de barras para tu pequeño negocio, paso a paso

Elijas códigos QR o códigos de barras clásicos, la configuración sigue el mismo orden. Hacerlo en este orden te evita imprimir las etiquetas dos veces.

1. Haz una lista de lo que quieres controlar. Empieza por lo que cuentas o se te acaba con más frecuencia, no por todo lo que posees.
2. Decide qué llevará etiqueta. Algunos equipos etiquetan cada artículo. Otros etiquetan cada estantería o caja y la escanean para ver qué contiene. Muchos hacen las dos cosas.
3. Comprueba si ya existen códigos de barras. Los productos que compras suelen llevar ya un código de barras del fabricante. Puedes usarlos tal cual (mira el siguiente apartado).
4. Crea primero los registros. Da de alta cada artículo y lugar de almacenamiento en tu sistema de inventario antes de imprimir, para que cada etiqueta apunte a algo real.
5. Imprime un lote pequeño y pruébalo. Escanea unas cuantas etiquetas con los móviles que realmente usa tu equipo, con la luz que habrá donde vivirán las etiquetas.
6. Pega las etiquetas donde la gente mira. Los bordes de las estanterías y el frente de las cajas funcionan mejor que la parte trasera de una caja.
7. Poneos de acuerdo en el hábito. Decidid cuándo se escanea: al retirar algo, al reponer, y durante un recuento de inventario.

El último paso es el más importante. Una etiqueta que nadie escanea es pura decoración.

Aprovecha los códigos de barras que ya vienen en tu stock

Muchas cosas que compras llegan con un código de barras impreso por el fabricante. No necesitas taparlo con tu propia etiqueta. Si tu sistema de inventario puede leer ese código de barras y vincularlo a uno de tus artículos, escanear la caja abre el registro correcto.

Esto funciona bien para consumibles que reordenas a menudo, como productos de limpieza o tinta de impresora. Funciona peor con artículos que llegan sueltos, sin envase, o donde varias cosas distintas comparten una misma caja. Para esos casos, etiqueta la estantería o la caja en su lugar.

Un aviso: el código de barras de un fabricante identifica un producto, no una unidad concreta. Si necesitas distinguir dos portátiles idénticos, dale a cada uno su propia etiqueta interna.

Imprimir etiquetas que duren

No necesitas equipo especial para empezar. Una impresora de oficina y hojas de etiquetas adhesivas bastan para la mayoría de los equipos. Una impresora de etiquetas dedicada merece la pena cuando imprimes a menudo o necesitas tamaños poco habituales.

Algunos puntos prácticos:

• Elige la etiqueta según el lugar. Las etiquetas de papel están bien en una estantería de oficina seca. Las cámaras frías, los talleres y las furgonetas piden un material de etiqueta más resistente, impermeable, o una cubierta transparente.
• Deja espacio en blanco alrededor del código. Los lectores y las cámaras necesitan un margen limpio para encontrar los bordes.
• Mantén un nombre legible junto al código. La gente debe saber para qué es la etiqueta sin necesidad de escanearla.
• Sustituye pronto las etiquetas dañadas. Una etiqueta que falla una vez, después se ignora.

Cuándo un sistema de códigos de barras es más de lo que necesitas

Los códigos de barras no siempre merecen la pena. Si controlas un puñado de artículos, una sola persona los gestiona y los recuentos casi nunca fallan, una lista sencilla puede servirte perfectamente.

Las etiquetas empiezan a dar resultado cuando varias personas retiran del mismo stock, cuando los artículos se parecen entre sí, cuando guardas cosas en más de un sitio, o cuando los recuentos no cuadran con regularidad. Ahí es cuando «escanéalo» gana a «búscalo en la lista y escribe el número».

Dónde encaja Tana

Tana es una aplicación de inventario compartida para equipos, y cubre la parte de las etiquetas internas de esta guía.

• Etiquetas QR desde la app web. Imprime una hoja de etiquetas QR para tus artículos o tus almacenamientos (estanterías, cajas, salas, vehículos). La hoja sigue tu búsqueda o filtro actual, así que imprimes solo lo que necesitas.
• Escanear para abrir. Escanear una etiqueta con la cámara del iPhone o el iPad, o con la cámara del navegador en la app web, abre ese artículo o almacenamiento para que registres el stock al instante. Si alguien fuera de tu equipo escanea una etiqueta, ve el nombre pero no tus cantidades de stock.
• Códigos de barras del fabricante. Vincula el código de barras existente de un producto a un artículo, y escanear el producto lo abre. Tana lee formatos habituales como EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 y códigos QR; la app de iPhone y iPad también lee formatos como Data Matrix, ITF-14 y PDF417.
• Actualizaciones con un toque. Usa − y + a medida que el stock sale y entra, o fija una cantidad contada exacta durante un recuento de inventario. Todo el equipo ve las mismas cifras en vivo, y el historial muestra quién cambió qué, y cuándo.
• Alertas de stock bajo. Fija un umbral por artículo y recibe un aviso cuando se agote.

Tana no emite ni registra códigos de barras de venta al público. Si vendes a través de comercios, sigues obteniéndolos de tu organización GS1 nacional. Tana tiene un plan gratuito sin necesidad de tarjeta, y funciona en iPhone, iPad, Mac y en el navegador de cualquier ordenador.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer mis propios códigos de barras gratis?

Sí, para uso interno. Las etiquetas que solo escanea tu equipo se pueden generar e imprimir tú mismo sin ningún coste por código. Los códigos de barras de productos que se venden en tiendas son distintos: deben registrarse a través de tu organización GS1 nacional.

¿Necesito un código de barras GS1 para controlar mi propio inventario?

No. Los códigos de barras registrados sirven para identificar productos entre comercios y distribuidores. Para controlar tus propios suministros, equipos o materiales, bastan etiquetas internas como los códigos QR.

¿Necesito un lector de códigos de barras, o puedo usar el móvil?

La cámara de un móvil o una tableta basta para la mayoría de los equipos pequeños, sobre todo con códigos QR. Un lector dedicado ayuda cuando una persona escanea grandes cantidades durante todo el día.

¿Debo etiquetar cada artículo o cada estantería?

Depende de cómo trabajéis. Etiqueta artículos cuando cada uno es distinto o se mueve con frecuencia. Etiqueta estanterías o cajas cuando muchas cosas pequeñas conviven juntas y sobre todo quieres ver y actualizar lo que hay en un sitio.

¿Puedo usar el código de barras que ya trae un producto?

Sí, si tu sistema de inventario puede leerlo y vincularlo a un artículo. Ahorra impresión y funciona mejor con productos envasados que compras una y otra vez.