バーコードの作り方｜在庫管理用の自作ラベルとJANコードの違い
在庫管理のバーコードは自作できるのか、JANコードの登録が必要なのはどんなときか。社内用QRラベルと販売用バーコードの違いと、作り方の手順をわかりやすく解説します。
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バーコードを作る前に、まず決めておきたいのは「そのバーコードを何に使うか」です。自社の商品を小売店やネットのモールで販売するなら、登録済みのJANコードが必要です。一方、棚や箱、備品に貼って社内だけで読み取るバーコードなら、登録は不要で、今日からでも自分で作って印刷できます。
小さなチームの多くに必要なのは、後者の社内用ラベルです。探す時間を減らしたい、棚卸のミスをなくしたい、Excelに品名を打ち込む手間をなくしたい。この記事では、2種類のバーコードの違いと選び方、そして実際に使われるラベルを整えるまでの手順を説明します。
バーコードには2種類あり、役割がまったく違います
バーコードは、カメラやスキャナーですばやく読み取れる形でコードを書き表したものです。大事なのは、そのコードを「誰が」理解する必要があるかです。
- 販売用のバーコード（JANコードなど） は、商品を世の中全体に対して識別します。店舗のレジや物流倉庫、卸がスキャンし、それぞれのシステムで照合します。そのため、コードは世界で一つだけでなければならず、自分で勝手に決めるものではなく、発行を受けるものです。
- 社内用のラベル は、自分たちのチームの中だけで物を識別します。「梱包テープの箱」「会議室Bのプロジェクター」といった意味を持ち、それを知っていればよいのは自社の在庫管理の仕組みだけです。
この2つを混同するのが、いちばんよくある失敗です。必要のないJANコードを取得してしまったり、逆に自作の番号を商品に印刷して小売店に受け付けてもらえなかったりします。
JANコードが必要になるのはどんなときか
自社で作った、または自社で包装した商品を、小売店のレジで販売する場合や、取引先・モールからバーコードの提出を求められた場合には、登録済みのコードが必要です。
こうしたコードは国際的にはGTINと呼ばれ、地域によってEANやUPCと呼ばれます。日本ではEANと同じ体系のものが JANコード として使われています。JANコードはパソコンのソフトで生成するものではありません。GS1 Japan（一般財団法人流通システム開発センター）に申請して事業者コードの貸与を受け、販売する商品ごとにコードを割り当てます。サイズや色が違えば、通常は別のコードになります。
コードが決まれば、印刷自体はその形式に対応したデザインソフトやラベルソフトで行えます。大切なのは印刷ではなく登録のほうです。
小売の流通に商品を出さないのであれば、この章は読み飛ばしてかまいません。JANコードを取得しても、自社の備品や消耗品の管理には役立ちません。
社内の在庫管理なら、自作ラベルで十分です
自社の中で完結する管理であれば、ほとんどの場合は自作のラベルで足ります。たとえば次のようなものです。
- 使ってなくなる消耗品：手袋、洗剤、コピー用紙、梱包テープ
- 作業場やアトリエの材料：絵の具、生地、ねじ
- 貸し出したり持ち運んだりする備品：ノートパソコン、プロジェクター、工具
- 置き場所そのもの：棚、箱、部屋、社用車
これらのコードを社外の人が読み取ることはないので、登録も1件ごとの費用もかかりません。ラベルは、在庫を管理している仕組みの中の正しい記録を指していれば十分です。
社内用ラベルはQRコードとバーコード、どちらがよいか
自作のラベルでは、縦線が並んだ一次元のバーコードと、QRコードのような二次元コードのどちらかを選べます。社内で使う場合の違いをまとめました。
| 一次元バーコード | QRコード | |
|---|---|---|
| スマートフォンのカメラで読めるか | 読めるが、明るさや角度に左右されやすい | さまざまな角度から読みやすい |
| 傷や汚れへの強さ | 弱め | 誤り訂正の仕組みがあり比較的強い |
| ラベルの形 | 横長 | 小さな正方形で、箱や棚の縁にも貼りやすい |
| URLを入れられるか | 実用上は難しい | 入れられるので、読み取るとすぐ記録を開ける |
| 店舗のレジで使うか | 使う（JANなど） | 使わない |
社内用であれば、多くの場合QRコードのほうが扱いやすいでしょう。小さく印刷でき、スマートフォンでも位置合わせに気を使わずに読み取れ、アイテムのページをそのまま開けます。
在庫管理用バーコードの作り方（手順）
QRコードでも一次元バーコードでも、準備の順番は同じです。この順に進めると、ラベルを刷り直す手間を省けます。
- 管理したいものを書き出す。 持ち物すべてではなく、よく数えるもの、よく切らすものから始めます。
- 何にラベルを貼るかを決める。 アイテムごとに貼る方法と、棚や箱に貼って中身を確認する方法があります。両方を組み合わせるチームも多くあります。
- 既存のバーコードを確認する。 仕入れる商品には、メーカーのバーコード（JANコードなど）がすでに印刷されていることがよくあります。そのまま使えます（次の章を参照）。
- 先に記録を作る。 印刷の前に、アイテムと置き場所を在庫管理の仕組みに登録しておけば、どのラベルも実在する記録を指します。
- 少量を印刷して試す。 チームが実際に使うスマートフォンで、ラベルを貼る場所の明るさのもとで読み取ってみます。
- 目に入る場所に貼る。 箱の裏よりも、棚の縁や箱の正面のほうが使われます。
- 使うタイミングを決める。 持ち出すとき、補充するとき、棚卸のとき、いつ読み取るかをチームで決めておきます。
いちばん大事なのは最後の手順です。誰も読み取らないラベルは、ただの飾りになってしまいます。
商品に付いているバーコードをそのまま使う
仕入れる物の多くには、メーカーが印刷したバーコードがすでに付いています。その上から自作のラベルを貼る必要はありません。在庫管理の仕組みがそのバーコードを読み取り、自社のアイテムに紐づけられれば、箱をスキャンするだけで正しい記録が開きます。
洗剤やプリンターのインクのように、繰り返し発注する消耗品には特に向いています。反対に、包装のないばら物や、1つの箱に別々の物が入っている場合には向きません。そうしたものは、棚や箱にラベルを貼りましょう。
ひとつ注意があります。メーカーのバーコードが表すのは「商品の種類」であり、個々の1台ではありません。同じ型のノートパソコンを1台ずつ見分けたいなら、それぞれに社内用ラベルを貼ります。
長持ちするラベルの印刷のコツ
始めるのに特別な機器は要りません。ほとんどのチームは、オフィスのプリンターと市販のラベルシールで十分です。印刷する機会が多い場合や、特殊なサイズが必要な場合は、ラベルプリンターを検討する価値があります。
- 場所に合ったラベルを選ぶ。 乾いた事務所の棚なら紙のラベルで問題ありません。冷蔵庫、作業場、車内などでは、耐水性のあるラベルや透明カバーを使います。
- コードの周りに余白を残す。 カメラやスキャナーは、周囲の余白を手がかりにコードの端を見つけます。
- コードの横に品名を書く。 読み取らなくても何のラベルかわかるようにします。
- 傷んだラベルは早めに貼り替える。 一度読めなかったラベルは、その後使われなくなりがちです。
バーコード管理が必要ない場合もあります
いつでもバーコードが役立つとは限りません。管理する品目が少なく、担当者が1人で、数が合わなくなることもめったにないなら、シンプルな一覧表で十分に回ります。
ラベルが効果を発揮するのは、複数の人が同じ在庫から持ち出すとき、見た目の似た物が多いとき、置き場所が複数あるとき、数がたびたび合わなくなるときです。「一覧から探して数字を打ち込む」より「読み取る」ほうが早く確実になるのは、そういう場面です。
Tana でできること
Tana はチームで在庫を共有する在庫管理アプリで、この記事でいう社内用ラベルの部分を担います。
- Webアプリから QR ラベルを印刷。 アイテムや、棚・箱・部屋・車などのストレージの QR ラベルをまとめて印刷できます。いまの検索や絞り込みがそのまま反映されるので、必要な分だけ印刷できます。
- 読み取るとすぐ開く。 iPhone や iPad のカメラ、または Webアプリでブラウザのカメラを使ってラベルを読み取ると、そのアイテムやストレージが開き、その場で在庫を記録できます。チーム外の人が読み取っても、名前は表示されますが在庫数は表示されません。
- メーカーのバーコードも使える。 商品のバーコードをアイテムに登録すれば、商品を読み取るだけでそのアイテムが開きます。EAN-13（JANコード）、EAN-8、UPC、Code 128、Code 39、QR コードなど一般的な形式を読み取れ、iPhone・iPad アプリではData Matrix、ITF-14、PDF417 なども読み取れます。
- ワンタップで更新。 出庫と入庫は − と + で、棚卸では実際に数えた数を = でそのまま入力できます。チーム全員が同じ最新の数を見られ、誰がいつ変更したかは履歴に残ります。
- 在庫が少なくなったら通知。 アイテムごとに数を決めておけば、少なくなったときに知らせてくれます。
なお、Tana は JANコードの発行や登録は行いません。小売で販売する商品のコードは、引き続き GS1 Japan で取得してください。Tana にはクレジットカード登録不要の無料プランがあり、iPhone、iPad、Mac のほか、パソコンのブラウザでも使えます。
よくある質問
バーコードは無料で自作できますか？
社内で使う目的なら、自作できます。チームの中だけで読み取るラベルは、1件ごとの費用なしで自分で作って印刷できます。店舗で販売する商品のバーコードは別で、GS1 Japan への登録が必要です。
自社の在庫管理にJANコードは必要ですか？
必要ありません。JANコードは、小売店や卸など企業をまたいで商品を識別するためのものです。自社の備品や消耗品、材料を管理するだけなら、QRコードなどの社内用ラベルで十分です。
バーコードリーダーは必要ですか？スマホでも読み取れますか？
小規模なチームであれば、スマートフォンやタブレットのカメラで十分です。QRコードなら特に読み取りやすくなります。1人が一日中大量に読み取るような現場では、専用のリーダーが役立つこともあります。
ラベルはアイテムごとに貼るべきですか、棚ごとですか？
運用によります。1つずつ違う物や、よく移動する物はアイテムごとに貼ります。細かい物がまとめて置かれていて、置き場所ごとに中身を確認・更新したい場合は、棚や箱に貼ります。
商品に最初から付いているバーコードは使えますか？
在庫管理の仕組みがそのバーコードを読み取り、アイテムに紐づけられるなら使えます。印刷の手間が省け、同じ商品を繰り返し仕入れる場合に特に便利です。