Hogyan készítsünk vonalkódot kisvállalkozáshoz: belső címkék és kiskereskedelmi vonalkódok

Ha vonalkódot szeretne készíteni a kisvállalkozásához, először döntse el, mire lesz jó a vonalkód. Egy termékre, amelyet valaki más boltjában árul, regisztrált vonalkód kell. Egy kódot, amelyet csak a saját csapata olvas be – egy polcon, dobozon vagy alkatrészen –, bármi lehet, amit ma is kinyomtathat magának.

A legtöbb kisebb csapatnak csak a második típusra van szüksége. Gyorsabban akarják megtalálni a készletet, kevesebb hibával megszámolni, és nem akarnak tovább cikkneveket gépelni egy táblázatba. Ez az útmutató elmagyarázza a különbséget, segít választani, és végigvezet azon, hogyan állítsanak be olyan címkéket, amelyeket a csapat valóban használni fog.

Kétféle vonalkód, kétféle feladat

A vonalkód csupán egy módja annak, hogy egy kódot úgy írjunk le, hogy egy kamera vagy leolvasó gyorsan el tudja olvasni. Az számít, hogy kinek kell értenie a kódot.

• A kiskereskedelmi vonalkódok a termék azonosítására szolgálnak az egész világ számára. Egy bolt kasszája, egy piactér raktára vagy egy nagykereskedő olvassa be és keresi ki a kódot a saját rendszerében. Ehhez minden kódnak világszinten egyedinek kell lennie, ezért nem kitalálják, hanem kiadják.
• A belső címkék csak a saját csapata számára azonosítanak valamit. A kód azt jelenti: „ez a doboz csomagolószalag” vagy „a projektor a B tárgyalóban”, és csak a saját készletnyilvántartó rendszerének kell ezt tudnia.

A két típus összekeverése a leggyakoribb hiba. Csapatok olyan kiskereskedelmi kódokat vesznek, amelyekre sosem volt szükségük, vagy saját kitalált számokat nyomtatnak olyan termékekre, amelyeket egy kereskedő az ajtóban visszautasít.

Mikor van szükség kiskereskedelmi vonalkódra

Regisztrált kiskereskedelmi vonalkódra akkor van szükség, ha egy Ön által gyártott vagy csomagolt terméket máshol, egy másik kasszánál árulnak, vagy egy kereskedő vagy piactér kéri azt a termék felvételéhez.

Ezeket a kódokat GTIN-nek nevezik. Régiótól és felhasználástól függően EAN vagy UPC formában találkozhat velük. Ezeket nem egy számítógépes eszköz generálja. Úgy szerzi meg őket, hogy csatlakozik az országa nemzeti GS1 szervezetéhez – a szabványügyi testülethez, amely a cégelőtagokat kiadja –, majd minden általa értékesített termékváltozathoz hozzárendel egy kódot. Egy eltérő méret vagy szín általában eltérő kódot jelent.

Amint megvannak a kódjai, bármilyen, a formátumot támogató tervező- vagy címkeszoftverrel rányomtathatja azokat a csomagolásra vagy címkékre. Nem a nyomtatás számít, hanem a regisztráció.

Ha nem árul fizikai termékeket kiskereskedelmi csatornákon keresztül, ezt a részt teljesen átugorhatja. A regisztrált vonalkódok semmiben nem segítenek a saját készletei nyomon követésében.

Mikor elég egy belső címke

Szinte minden, ami a vállalkozáson belül történik, a saját címkéivel megoldható. Gyakori példák:

• Elhasználódó eszközök: kesztyű, tisztítószerek, nyomtatópapír, csomagolószalag
• Anyagok egy műhely vagy műterem polcán: festéktubusok, textiltekercsek, csavarok
• Kölcsönadott vagy ide-oda mozgatott eszközök: laptopok, projektorok, szerszámok
• Maguk a tárolóhelyek: egy polc, egy doboz, egy helyiség, egy furgon

Ezeket a kódokat a csapatán kívül senki nem olvassa be, így nincs mit regisztrálni, és nincs kódonkénti díj. A címkének csak a megfelelő rekordra kell mutatnia abban a rendszerben, amelyet a készlet nyomon követésére használ.

QR-kód vagy klasszikus vonalkód a belső címkékhez?

A saját magának készített címkéknél választhat a klasszikus egydimenziós vonalkód (az ismerős függőleges vonalak) és egy kétdimenziós kód, például a QR-kód között. Íme, hogyan viszonyulnak egymáshoz belső használatra.

	Klasszikus 1D vonalkód	QR-kód
Telefon kamerájával leolvasható	Igen, de jó fényt és egyenes szöget igényel	Igen, könnyedén, a legtöbb szögből
Túlél egy karcolást vagy foltot	Kevésbé megbocsátó	Megbocsátóbb, a beépített hibajavításnak köszönhetően
Címke mérete	Széles és alacsony	Kicsi és négyzet alakú, elfér dobozokon és polcéleken
Tartalmazhat weblinket	Gyakorlatban nem	Igen, így egy beolvasás közvetlenül megnyithatja a rekordot
Kell a kiskereskedelmi kasszához	Gyakran igen (EAN, UPC)	Erre nem használják

Belső címkékhez általában a QR-kód az egyszerűbb választás. Kicsiben nyomtatható, telefonnal gondos beállítás nélkül is beolvasható, és rögtön megnyithatja a cikk oldalát.

Hogyan készítsünk vonalkódot a kisvállalkozásunkhoz, lépésről lépésre

Akár QR-kódot, akár klasszikus vonalkódot választ, a beállítás ugyanazt a sorrendet követi. Ha ebben a sorrendben halad, elkerülheti, hogy kétszer kelljen kinyomtatnia a címkéket.

1. Írja össze, mit szeretne nyomon követni. Kezdje azzal, amit leggyakrabban számol vagy amiből leggyakrabban fogy ki, ne mindennel, amit birtokol.
2. Döntse el, mi kapjon címkét. Egyes csapatok minden egyes cikket felcímkéznek. Mások minden polcot vagy dobozt felcímkéznek, és beolvassák, hogy lássák, mi van benne. Sokan mindkettőt csinálják.
3. Ellenőrizze a meglévő vonalkódokat. Az Ön által vásárolt termékeken gyakran már van gyártói vonalkód. Ezeket használhatja úgy, ahogy vannak (lásd a következő részt).
4. Először hozza létre a rekordokat. Nyomtatás előtt hozzon létre minden cikket és tárolóhelyet a készletnyilvántartó rendszerében, hogy minden címke valami valóságosra mutasson.
5. Nyomtasson ki egy kis tételt, és tesztelje. Olvasson be néhány címkét azokkal a telefonokkal, amelyeket a csapata ténylegesen használ, olyan fényviszonyok mellett, ahol a címkék majd élni fognak.
6. Ragassza a címkéket oda, ahova az emberek néznek. A polcélek és a dobozok eleje jobban működik, mint a doboz hátulja.
7. Egyezzenek meg a szokásban. Döntsék el, mikor olvasnak be az emberek kódot: amikor elvesznek valamit, amikor feltöltik a készletet, és leltározás közben.

Az utolsó lépés számít a legjobban. Egy címke, amelyet senki nem olvas be, csak dekoráció.

Használja a készletén már meglévő vonalkódokat

Sok minden, amit vásárol, már a gyártó által nyomtatott vonalkóddal érkezik. Nem kell lefednie a saját címkéjével. Ha a készletnyilvántartó rendszere el tudja olvasni ezt a vonalkódot, és össze tudja kapcsolni az egyik cikkével, a doboz beolvasása megnyitja a megfelelő rekordot.

Ez jól működik olyan fogyóeszközöknél, amelyeket gyakran rendel újra, például tisztítószereknél vagy nyomtatófestéknél. Kevésbé működik olyan cikkeknél, amelyek ömlesztve, csomagolás nélkül érkeznek, vagy ahol több különböző dolog osztozik egy dobozon. Ezeknél inkább a polcot vagy a dobozt címkézze fel.

Egy figyelmeztetés: a gyártói vonalkód a terméket azonosítja, nem egy konkrét darabot. Ha két egyforma laptopot meg kell tudnia különböztetni egymástól, adjon mindegyiknek saját belső címkét.

Tartós címkék nyomtatása

A kezdéshez nincs szükség speciális eszközökre. A legtöbb csapatnak elég egy irodai nyomtató és öntapadós címkeívek. Egy dedikált címkenyomtató akkor éri meg, ha gyakran nyomtat, vagy szokatlan méretekre van szüksége.

Néhány gyakorlati szempont:

• Válassza meg a helynek megfelelő címkét. A papírcímkék jól működnek egy száraz irodai polcon. Hűtött helyiségek, műhelyek és furgonok tartósabb, vízálló címkeanyagot vagy átlátszó fedőréteget igényelnek.
• Hagyjon fehér teret a kód körül. A leolvasóknak és kameráknak nyugodt margóra van szükségük, hogy megtalálják a széleket.
• Tartson olvasható nevet a kód mellett. Az embereknek beolvasás nélkül is tudniuk kell, mire szolgál a címke.
• Időben cserélje a sérült címkéket. Egy egyszer meghibásodott címkét ezután figyelmen kívül hagynak.

Mikor több egy vonalkódrendszer, mint amire szükség van

A vonalkódok nem mindig érik meg. Ha csak néhány cikket követ nyomon, egy ember kezeli őket, és a számolás ritkán téved, egy egyszerű lista is tökéletesen megfelelhet.

A címkék akkor kezdenek megtérülni, amikor több ember vesz el ugyanabból a készletből, amikor a cikkek hasonlóan néznek ki, amikor egynél több helyen tartja a dolgokat, vagy amikor a számolás rendszeresen nem stimmel. Ekkor a „olvasd be” veri a „keresd meg a listán, és gépeld be a számot” módszert.

Hol illeszkedik a Tana

A Tana egy csapatok számára készült, megosztott készletnyilvántartó alkalmazás, és ennek az útmutatónak a belső címkékkel foglalkozó oldalát fedi le.

• QR-címkék a webalkalmazásból. Nyomtasson ki egy lapot QR-címkékkel a cikkeihez vagy tárolóihoz (polcok, dobozok, helyiségek, járművek). A lap követi az aktuális keresését vagy szűrését, így csak azt nyomtatja ki, amire szüksége van.
• Beolvasás a megnyitáshoz. Egy címke beolvasása az iPhone vagy iPad kamerájával, vagy a webalkalmazásban a böngésző kamerájával, megnyitja az adott cikket vagy tárolót, hogy azonnal rögzíthesse a készletet. Ha valaki a csapaton kívül olvas be egy címkét, csak a nevet látja, a készletmennyiségeket nem.
• Gyártói vonalkódok. Csatoljon egy termék meglévő vonalkódját egy cikkhez, és a termék beolvasása megnyitja azt. A Tana beolvassa a gyakori formátumokat, mint az EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 és QR-kód; az iPhone- és iPad-alkalmazás emellett olyan formátumokat is olvas, mint a Data Matrix, ITF-14 és PDF417.
• Frissítés egyetlen érintéssel. Használja a − és + jeleket, ahogy a készlet ki- és bemegy, vagy leltározáskor állítson be pontosan megszámolt mennyiséget. Az egész csapat ugyanazokat az élő számokat látja, az előzmények pedig mutatják, ki mit változtatott, és mikor.
• Alacsonykészlet-riasztások. Állítson be küszöbértéket cikkenként, és értesítést kap, amikor az alacsonyra csökken.

A Tana nem ad ki és nem regisztrál kiskereskedelmi vonalkódokat. Ha kereskedőkön keresztül árul, ezeket továbbra is a nemzeti GS1 szervezetétől szerzi be. A Tana ingyenes csomagot kínál kártya nélkül, és fut iPhone-on, iPaden, Macen, valamint bármely számítógép böngészőjében.

Gyakran ismételt kérdések

Ingyen készíthetek saját vonalkódot?

Igen, belső használatra. A csapata által beolvasott címkéket saját maga is legenerálhatja és kinyomtathatja, kódonkénti költség nélkül. A boltokban árusított termékek vonalkódjai mások: azokat a nemzeti GS1 szervezetén keresztül kell regisztrálni.

Kell-e GS1 vonalkód a saját készletem nyomon követéséhez?

Nem. A regisztrált vonalkódok arra szolgálnak, hogy termékeket azonosítsanak kereskedők és forgalmazók között. A saját eszközök, felszerelések vagy anyagok nyomon követéséhez elég a belső címke, például egy QR-kód.

Kell-e vonalkódolvasó, vagy elég a telefon?

Egy telefon vagy tablet kamerája elég a legtöbb kis csapatnak, különösen QR-kódokkal. Egy dedikált leolvasó akkor segít, ha egy ember egész nap nagy mennyiséget olvas be.

Cikkenként vagy polconként címkézzek?

Ez attól függ, hogyan dolgoznak. Cikkenként címkézzen, ha mindegyik egyedi, vagy sokat mozog. Polcokat vagy dobozokat címkézzen, ha sok apró dolog van együtt, és Önöket főleg az érdekli, mi van egy helyen, és azt szeretnék naprakészen tartani.

Használhatom a terméken már meglévő vonalkódot?

Igen, ha a készletnyilvántartó rendszere el tudja olvasni, és össze tudja kapcsolni egy cikkel. Ez megtakarítja a nyomtatást, és a legjobban olyan csomagolt árukhoz működik, amelyeket újra és újra megvásárol.