Kody kreskowe dla małej firmy: etykiety wewnętrzne a kody detaliczne

Jeśli chcesz zrobić kody kreskowe dla małej firmy, najpierw ustal, do czego mają służyć. Kod kreskowy na produkcie sprzedawanym w cudzym sklepie musi być zarejestrowany. Kod, który skanuje tylko Twój zespół - na regale, kartonie czy części zamiennej - może być dowolny, wydrukowany samodzielnie już dziś.

Większości małych zespołów wystarczy ten drugi rodzaj. Chcą szybciej znajdować towar, liczyć go z mniejszą liczbą pomyłek i przestać wpisywać nazwy przedmiotów do arkusza. Ten poradnik wyjaśnia różnicę, pomaga wybrać właściwe rozwiązanie i krok po kroku pokazuje, jak przygotować etykiety, które zespół faktycznie będzie skanował.

Dwa rodzaje kodów kreskowych, dwie różne role

Kod kreskowy to po prostu sposób zapisania kodu, który kamera lub skaner może szybko odczytać. Liczy się to, kto musi ten kod zrozumieć.

• Kody detaliczne identyfikują produkt dla całego świata. Kasa w sklepie, magazyn platformy sprzedażowej albo dystrybutor skanuje go i sprawdza we własnym systemie. Aby to działało, każdy kod musi być unikalny globalnie, więc jest nadawany, a nie wymyślany.
• Etykiety wewnętrzne identyfikują coś wyłącznie dla Twojego zespołu. Kod oznacza „to pudełko z taśmą pakową” albo „rzutnik w sali B”, i wie o tym tylko Twój własny system magazynowy.

Mylenie tych dwóch rzeczy to najczęstszy błąd. Zespoły kupują kody detaliczne, których nigdy nie potrzebowały, albo drukują domowe numery na produktach, które sprzedawca odrzuci przy odbiorze.

Kiedy potrzebujesz kodu detalicznego

Zarejestrowany kod detaliczny jest potrzebny, gdy produkt, który wytwarzasz lub pakujesz, ma być sprzedawany przez cudzą kasę albo umieszczony u sprzedawcy czy na platformie, która tego wymaga.

Takie kody nazywa się GTIN. W zależności od regionu i zastosowania spotkasz je jako kody EAN lub UPC. Nie generuje się ich programem na komputerze. Otrzymuje się je, dołączając do krajowej organizacji GS1 - instytucji nadającej prefiksy firmowe - a następnie przypisując kod każdemu sprzedawanemu wariantowi produktu. Inny rozmiar albo kolor to zwykle inny kod.

Gdy masz już swoje kody, możesz je nadrukować na opakowaniu lub etykietach dowolnym programem graficznym lub do etykiet obsługującym ten format. Ważna jest rejestracja, nie samo drukowanie.

Jeśli nie sprzedajesz produktów fizycznych przez kanały detaliczne, ten rozdział możesz całkowicie pominąć. Zarejestrowane kody kreskowe w niczym nie pomagają przy śledzeniu własnych zapasów.

Kiedy wystarczy etykieta wewnętrzna

Do prawie wszystkiego, co dzieje się wewnątrz firmy, wystarczą własne etykiety. Typowe przykłady:

• Materiały eksploatacyjne, które się zużywają: rękawice, środki czystości, papier do drukarki, taśma pakowa
• Materiały na regale w warsztacie lub pracowni: tuby z farbą, rolki tkaniny, śruby
• Sprzęt wypożyczany lub przenoszony: laptopy, rzutniki, narzędzia
• Same miejsca przechowywania: regał, pojemnik, pomieszczenie, samochód

Nikt spoza zespołu nie skanuje tych kodów, więc nie ma nic do zarejestrowania i nie płacisz za kod. Etykieta musi tylko wskazywać właściwy rekord w systemie, którego używasz do śledzenia zapasów.

Kody QR czy klasyczne kody kreskowe do etykiet wewnętrznych?

Dla etykiet, które robisz sam, możesz wybrać między klasycznym jednowymiarowym kodem kreskowym (te znane pionowe kreski) a kodem dwuwymiarowym, takim jak kod QR. Oto porównanie do zastosowań wewnętrznych.

	Klasyczny kod 1D	Kod QR
Skanowany aparatem telefonu	Tak, ale lubi dobre światło i prosty kąt	Tak, łatwo, z większości kątów
Odporność na zarysowanie lub zabrudzenie	Mniej wyrozumiały	Bardziej wyrozumiały dzięki wbudowanej korekcji błędów
Rozmiar etykiety	Szeroka i niska	Mała i kwadratowa, mieści się na pojemnikach i krawędziach półek
Może zawierać link do strony	W praktyce nie	Tak, więc skan może od razu otworzyć rekord
Potrzebny przy kasie sklepowej	Zwykle tak (EAN, UPC)	Nie jest do tego używany

Do etykiet wewnętrznych kod QR jest zwykle prostszym wyborem. Drukuje się mały, skanuje z telefonu bez precyzyjnego celowania i od razu może otworzyć stronę przedmiotu.

Jak zrobić kody kreskowe dla małej firmy, krok po kroku

Niezależnie od tego, czy wybierzesz kody QR, czy klasyczne kody kreskowe, przygotowanie przebiega w tej samej kolejności. Trzymanie się jej oszczędza podwójnego drukowania etykiet.

1. Wypisz, co chcesz śledzić. Zacznij od rzeczy, które liczysz lub które najczęściej się kończą, a nie od wszystkiego, co posiadasz.
2. Zdecyduj, co dostanie etykietę. Niektóre zespoły etykietują każdy przedmiot. Inne etykietują każdy regał albo pojemnik i skanują go, żeby zobaczyć, co jest w środku. Wiele robi jedno i drugie.
3. Sprawdź istniejące kody kreskowe. Kupowane produkty często mają już kod producenta. Możesz go użyć bez zmian (patrz następna sekcja).
4. Najpierw utwórz rekordy. Zanim wydrukujesz etykiety, dodaj każdy przedmiot i miejsce przechowywania w systemie magazynowym, żeby każda etykieta wskazywała coś realnego.
5. Wydrukuj małą partię i przetestuj. Zeskanuj kilka etykiet telefonami, których zespół naprawdę używa, w takim świetle, w jakim etykiety będą wisieć.
6. Naklej etykiety tam, gdzie ludzie patrzą. Krawędzie regałów i przód pojemników sprawdzają się lepiej niż tył kartonu.
7. Ustalcie nawyk. Zdecydujcie, kiedy skanować: przy pobraniu, przy uzupełnianiu zapasów i podczas inwentaryzacji.

Ostatni krok ma największe znaczenie. Etykieta, której nikt nie skanuje, jest tylko ozdobą.

Wykorzystaj kody kreskowe, które już są na towarze

Wiele rzeczy, które kupujesz, przychodzi z kodem kreskowym nadrukowanym przez producenta. Nie musisz zakrywać go własną etykietą. Jeśli Twój system magazynowy potrafi odczytać ten kod i połączyć go z jednym z Twoich przedmiotów, zeskanowanie kartonu otwiera właściwy rekord.

Sprawdza się to dobrze przy materiałach eksploatacyjnych zamawianych często, jak środki czystości czy tusz do drukarki. Gorzej sprawdza się przy rzeczach luzem, bez opakowania, albo gdy kilka różnych przedmiotów dzieli jeden karton. Dla nich lepiej oznaczyć etykietą regał albo pojemnik.

Jedna uwaga: kod kreskowy producenta identyfikuje produkt, a nie konkretną sztukę. Jeśli musisz rozróżnić dwa identyczne laptopy, nadaj każdemu osobną etykietę wewnętrzną.

Drukowanie etykiet, które przetrwają

Nie potrzebujesz specjalnego sprzętu, żeby zacząć. Drukarka biurowa i arkusze samoprzylepnych etykiet wystarczą większości zespołów. Dedykowana drukarka etykiet opłaca się, gdy drukujesz często albo potrzebujesz nietypowych rozmiarów.

Kilka praktycznych wskazówek:

• Dopasuj etykietę do miejsca. Papierowe etykiety sprawdzają się na suchym regale biurowym. Chłodnie, warsztaty i samochody wymagają wytrzymalszych, wodoodpornych etykiet lub przezroczystej osłony.
• Zostaw biały margines wokół kodu. Skanery i kamery potrzebują spokojnego marginesu, żeby znaleźć krawędzie.
• Umieść czytelną nazwę obok kodu. Ludzie powinni wiedzieć, czego dotyczy etykieta, bez jej skanowania.
• Wymieniaj uszkodzone etykiety wcześnie. Etykieta, która raz zawiedzie, potem jest ignorowana.

Kiedy system kodów kreskowych to za dużo

Kody kreskowe nie zawsze się opłacają. Jeśli śledzisz garstkę przedmiotów, zarządza nimi jedna osoba, a liczenie rzadko się myli, prosta lista może w zupełności wystarczyć.

Etykiety zaczynają się opłacać, gdy z tych samych zapasów korzysta kilka osób, gdy przedmioty wyglądają podobnie, gdy trzymasz rzeczy w więcej niż jednym miejscu, albo gdy liczby regularnie się nie zgadzają. Wtedy „zeskanuj” wygrywa z „znajdź na liście i wpisz liczbę”.

Gdzie pasuje Tana

Tana to współdzielona aplikacja magazynowa dla zespołów i pokrywa stronę etykiet wewnętrznych z tego poradnika.

• Etykiety QR z aplikacji webowej. Wydrukuj arkusz etykiet QR dla swoich przedmiotów lub magazynów (regały, pojemniki, pomieszczenia, pojazdy). Arkusz uwzględnia bieżące wyszukiwanie lub filtr, więc drukujesz tylko to, czego potrzebujesz.
• Skan otwiera od razu. Zeskanowanie etykiety kamerą iPhone’a lub iPada, albo kamerą przeglądarki w aplikacji webowej, otwiera dany przedmiot lub magazyn, żebyś od razu mógł zapisać stan. Jeśli etykietę zeskanuje ktoś spoza zespołu, zobaczy nazwę, ale nie ilości w magazynie.
• Kody kreskowe producenta. Dołącz istniejący kod kreskowy produktu do przedmiotu, a zeskanowanie produktu go otworzy. Tana odczytuje popularne formaty, takie jak EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 i kody QR; aplikacja na iPhone’a i iPada odczytuje też formaty takie jak Data Matrix, ITF-14 i PDF417.
• Aktualizacje jednym dotknięciem. Używaj − i +, gdy towar wychodzi i przychodzi, albo ustaw dokładnie policzoną liczbę podczas inwentaryzacji. Cały zespół widzi te same, aktualne liczby, a historia pokazuje, kto co zmienił i kiedy.
• Alerty niskiego stanu. Ustaw próg dla każdego przedmiotu i otrzymuj powiadomienie, gdy zapas się kończy.

Tana nie wydaje ani nie rejestruje kodów detalicznych. Jeśli sprzedajesz przez sklepy, te kody nadal otrzymasz od krajowej organizacji GS1. Tana ma darmowy plan bez podawania karty i działa na iPhonie, iPadzie, Macu oraz w przeglądarce na dowolnym komputerze.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zrobić własne kody kreskowe za darmo?

Tak, do użytku wewnętrznego. Etykiety, które skanuje tylko Twój zespół, możesz generować i drukować samodzielnie, bez kosztu za kod. Kody kreskowe na produkty sprzedawane w sklepach są inne: muszą być zarejestrowane przez krajową organizację GS1.

Czy potrzebuję kodu GS1, żeby śledzić własny magazyn?

Nie. Zarejestrowane kody kreskowe służą do identyfikowania produktów u różnych sprzedawców i dystrybutorów. Do śledzenia własnych materiałów, sprzętu czy zapasów wystarczą etykiety wewnętrzne, takie jak kody QR.

Czy potrzebuję czytnika kodów kreskowych, czy wystarczy telefon?

Aparat w telefonie lub tablecie wystarczy większości małych zespołów, zwłaszcza z kodami QR. Dedykowany czytnik przydaje się, gdy jedna osoba skanuje przez cały dzień duże ilości.

Etykietować każdy przedmiot czy każdy regał?

To zależy od sposobu pracy. Etykietuj przedmioty, gdy każdy jest odrębny albo się przemieszcza. Etykietuj regały lub pojemniki, gdy wiele drobnych rzeczy leży razem, a Ty głównie chcesz widzieć i aktualizować zawartość jednego miejsca.

Czy mogę użyć kodu kreskowego, który już jest na produkcie?

Tak, jeśli Twój system magazynowy potrafi go odczytać i połączyć z przedmiotem. Oszczędza to drukowanie i sprawdza się najlepiej przy pakowanych towarach kupowanych wielokrotnie.