Meldebestand berechnen: wann du jeden Artikel nachbestellst

Der Meldebestand ist die Bestandsmenge, bei der gilt: “jetzt bestellen” – so festgelegt, dass die neue Lieferung ankommt, bevor der Bestand ausgeht. Ist er richtig eingestellt, liegt ein Artikel still da, bis er seine Zahl erreicht, und landet dann auf der nächsten Bestellung, ganz ohne dass sich jemand daran erinnern muss.

Das gilt für jeden Artikel, den du regelmäßig nachbestellst – Verpackung, Reinigungsmittel, Ersatzteile, Büromaterial. Im Folgenden: die Formel, ein Rechenbeispiel, wie der Meldebestand mit Sollbestand und Mindestbestand zusammenhängt, und wie du die Zahlen festlegst und überprüfst.

Die Formel für den Meldebestand

Ein Meldebestand besteht aus zwei Teilen: was du verbrauchst, während du auf die nächste Lieferung wartest, plus einem Sicherheitsbestand für eine verspätete Lieferung oder eine stressige Phase.

Meldebestand = (Verbrauchsrate × Lieferzeit) + Sicherheitsbestand

• Verbrauchsrate: wie viel du von dem Artikel normalerweise pro Tag oder Woche verbrauchst.
• Lieferzeit: wie lange es von der Bestellung bis zum Eintreffen des Bestands dauert.
• Sicherheitsbestand: der Puffer für Verzögerungen oder eine Phase mit höherem Verbrauch als sonst.

Keine Statistik nötig. Grobe Zahlen aus den letzten Wochen reichen aus; du passt sie an, sobald du siehst, wie sie sich verhalten.

Ein kleines Rechenbeispiel

Angenommen, dein Team verbraucht 2 Kisten eines Verpackungsmaterials pro Woche, und der Lieferant braucht 5 Tage für die Lieferung.

Verbrauch während der Wartezeit: 2 Kisten ÷ 7 Tage × 5 Tage ≈ 1,4, aufgerundet auf 2. Dazu ein Sicherheitsbestand von 1 Kiste für eine verspätete Lieferung.

Meldebestand = 2 + 1 = 3 Kisten. Sinkt der Bestand auf 3, wird bestellt – nicht mehr als die beiden Zahlen zusammengerechnet.

Sollbestand, Meldebestand und Mindestbestand

Die drei Begriffe werden ständig durcheinandergeworfen. So lässt sich jeder einzeln beantworten:

Begriff	Beantwortet die Frage	Im Beispiel oben
Meldebestand	Wann bestelle ich die nächste Lieferung?	3 Kisten
Sollbestand	Wie viel soll nach dem Nachfüllen im Regal liegen?	z. B. 10 Kisten: bestellt wird Sollbestand minus Restbestand
Mindestbestand	Welche Grenze will ich nie unterschreiten?	meist der Sicherheitsbestand allein, z. B. 1 Kiste

Viele Teams verwenden “Meldebestand” und “Mindestbestand” als denselben Wert, was in Ordnung ist, solange alle dasselbe damit meinen. Der nützliche Unterschied: Der Mindestbestand ist die Grenze, und der Meldebestand liegt bewusst etwas darüber, damit noch Zeit zum Bestellen bleibt, bevor die Grenze erreicht ist.

Eine Bestandsliste mit Sollbestand aufbauen

Eine solche Liste ist einfach: eine Zeile pro Artikel, den du nachbestellst, mit den Zahlen von oben daneben.

• Artikelname und die Einheit, in der du zählst (Kiste, Karton, Beutel)
• Verbrauchsrate, Lieferzeit, Sicherheitsbestand
• Meldebestand und Sollbestand
• Lagerort

Beginne mit den Artikeln, deren Fehlen am meisten schadet oder die du am häufigsten nachbestellst. Ein Regal mit selten gebrauchten Ersatzteilen kann informell bleiben.

Schwellenwerte festlegen und überprüfen

Lege die ersten Zahlen anhand einer normalen, nicht einer besonders stressigen Woche fest, und beobachte dann, was passiert:

• Bestellst du früher als geplant? Verbrauch oder Lieferzeit sind gestiegen – erhöhe den Meldebestand.
• Ist der Bestand noch hoch, wenn die nächste Lieferung ankommt? Die Zahlen sind zu großzügig – senke sie.
• Überprüfe erneut, wenn sich die Lieferzeit eines Lieferanten ändert, eine Saison oder Aktion den Verbrauch verschiebt, oder nach jedem Fehlbestand.

Behandle Schwellenwerte als Einstellung, die du ein paar Mal im Jahr anpasst, nicht als festen Wert.

Wann der einfache Weg noch reicht

Wenn du nur eine Handvoll Artikel nachbestellst, immer dieselbe Person bestellt, und diese Person schon ein Gefühl dafür hat, wann etwas knapp wird, reicht ein Meldebestand im Kopf völlig aus. Das Aufschreiben lohnt sich, sobald mehr als eine Person nachbestellt, sobald dich ein Artikel schon einmal überrascht hat, oder sobald jemand anders bestellen muss, ohne erst nachzufragen.

Wo Tana ansetzt

Tana ist eine geteilte Bestands-App für Teams und deckt den Teil “sag mir, wann ich nachbestellen muss” ab.

Lege pro Artikel einen Mindestbestand fest – deinen Meldebestand – plus einen Teamstandard für Artikel, die du nicht einzeln eingestellt hast. Erreicht der Bestand diesen Wert, löst Tana auf jedem Plan eine Warnung bei niedrigem Bestand aus: Startseite, E-Mail, Push und optional ein Slack-Kanal. Ein Filter zeigt nur, was knapp wird. Jeder Artikel hat eine Notiz wie nachbestellt wird für Lieferant, übliche Bestellmenge oder Sollbestand, plus Shop-Links, um Online-Shops zu durchsuchen. Erfasse den Verbrauch mit einem Antippen, und der Verlauf, wer was wann entnommen hat, liefert das meiste, was du zur Einschätzung der Verbrauchsrate brauchst.

Tana berechnet keinen Meldebestand und bestellt nicht automatisch; du legst die Schwelle fest, und die Warnung sagt dir, wenn du sie erreicht hast.

Häufig gestellte Fragen

Wie lautet die Formel für den Meldebestand?

Meldebestand = (Verbrauchsrate × Lieferzeit) + Sicherheitsbestand. Multipliziere, wie viel du pro Tag verbrauchst, mit der Anzahl der Liefertage, und addiere einen Puffer für Verzögerungen oder stressige Phasen.

Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand und Sollbestand?

Der Meldebestand ist der Zeitpunkt, an dem du bestellst; der Sollbestand ist die Menge, auf die du wieder auffüllst. Erreicht ein Artikel seinen Meldebestand, bestellst du den Sollbestand minus das, was noch im Regal liegt.

Ist der Mindestbestand dasselbe wie der Meldebestand?

Oft wird es so verwendet, aber sauberer ist es, den Mindestbestand als die Grenze zu behandeln, die du nie unterschreiten willst, und den Meldebestand etwas darüber zu legen, damit noch Zeit zum Bestellen bleibt.

Wie erkenne ich, ob mein Meldebestand richtig eingestellt ist?

Wenn du Eilbestellungen aufgibst oder der Bestand vor der Lieferung ausgeht, erhöhe ihn. Ist der Bestand noch hoch, wenn die nächste Lieferung ankommt, senke ihn. Überprüfe erneut, wenn sich Lieferzeiten oder Verbrauch ändern.