Punto de pedido: cómo saber cuándo reponer cada artículo

Un punto de pedido es el nivel de stock que te dice «pide esto ahora», calculado para que la próxima entrega llegue antes de que te quedes sin existencias. Si lo defines bien, un artículo se mantiene tranquilo hasta tocar su número, y entonces entra en el próximo pedido sin que nadie tenga que acordarse.

Esto sirve para cualquier stock que repongas con regularidad: envases, productos de limpieza, repuestos, material de oficina. A continuación: la fórmula, un ejemplo resuelto, en qué se diferencia el punto de pedido del nivel de stock objetivo y del stock mínimo, y cómo fijar y revisar los números.

La fórmula del punto de pedido

Un punto de pedido tiene dos partes: lo que vas a usar mientras esperas la próxima entrega, más un margen de seguridad para una entrega lenta o una racha de mucho trabajo.

Punto de pedido = (consumo × tiempo de espera de la reposición) + stock de seguridad

• Consumo: cuánto usas normalmente del artículo por día o por semana.
• Tiempo de espera de la reposición: cuánto tarda desde que haces el pedido hasta tener el stock en la mano.
• Stock de seguridad: el margen para retrasos o una racha más movida de lo normal.

No necesitas estadísticas. Números aproximados de las últimas semanas son suficientes; ajústalos cuando veas cómo se comportan.

Un pequeño ejemplo resuelto

Supongamos que tu equipo usa 2 cajas de un material de embalaje por semana, y el proveedor tarda 5 días en entregar.

Consumo durante la espera: 2 cajas ÷ 7 días × 5 días ≈ 1,4, redondeado a 2. Suma un stock de seguridad de 1 caja para una entrega tardía.

Punto de pedido = 2 + 1 = 3 cajas. Cuando el stock baja a 3, haces el pedido: nada más que los dos números sumados.

Nivel de stock objetivo, punto de pedido y stock mínimo

Los tres términos se mezclan todo el tiempo. Esto es lo que responde cada uno:

Término	Pregunta que responde	En el ejemplo anterior
Punto de pedido	¿Cuándo hago el próximo pedido?	3 cajas
Nivel de stock objetivo	¿Cuánto debería haber en la estantería después de reponer?	p. ej. 10 cajas: pides el objetivo menos lo que queda
Stock mínimo	¿Cuál es el piso por debajo del cual no quiero caer?	Normalmente el stock de seguridad solo, p. ej. 1 caja

Muchos equipos usan «punto de pedido» y «stock mínimo» como el mismo número, y está bien mientras todos entiendan lo mismo. La distinción útil: el mínimo es el piso, y el punto de pedido se fija un poco por encima a propósito, para que haya tiempo de pedir antes de tocar el piso.

Armar una planilla de niveles de stock objetivo

Una planilla de niveles de stock objetivo es solo una lista, una fila por artículo que repones, con los números de arriba junto a cada uno:

• Nombre del artículo y la unidad en que lo contás (caja, bulto, bolsa)
• Consumo, tiempo de espera de la reposición, stock de seguridad
• Punto de pedido y nivel de stock objetivo
• Dónde está almacenado

Empieza por los artículos que más duelen cuando se agotan o que repones seguido. Una estantería de repuestos poco usados puede quedar informal.

Fijar y revisar tus umbrales

Fija los primeros números a partir de una semana reciente normal, no una muy movida, y después observa qué pasa:

• ¿Estás pidiendo antes de lo previsto? El consumo subió o la espera creció: sube el punto de pedido.
• ¿El stock sigue alto cuando llega la próxima entrega? Los números son demasiado generosos: bájalos.
• Revisa cuando cambie el tiempo de entrega de un proveedor, cuando una temporada o promoción mueva el consumo, o después de cualquier quiebre de stock.

Trata los umbrales como una configuración que ajustas unas pocas veces al año, no como algo fijo.

Cuándo alcanza con lo simple

Si repones un puñado de artículos, siempre pide la misma persona, y ya tiene idea de cuándo algo se está agotando, un punto de pedido mental funciona bien. Escribirlo vale la pena en cuanto reponen más de una persona, un artículo ya te agarró desprevenido, o alguien más necesita hacer el pedido sin tener que preguntar primero.

Dónde encaja Tana

Tana es una app de inventario compartida para equipos, y cubre la parte de «avisame cuándo reponer» de todo esto.

Define un umbral de stock bajo por artículo, tu punto de pedido, más un valor por defecto del equipo para los artículos que no configuraste individualmente. Cuando el stock llega a ese nivel, Tana activa una alerta de stock bajo en todos los planes: página de inicio, email, push, y opcionalmente un canal de Slack. Un filtro muestra solo lo que se está agotando. Cada artículo tiene una nota de «cómo reponer» para el proveedor, la cantidad habitual de pedido o el nivel de stock objetivo, además de enlaces de compra para buscar en tiendas online. Registra el consumo con un toque, y el historial de quién sacó qué y cuándo es casi todo lo que necesitas para estimar un consumo.

Tana no calcula un punto de pedido ni hace pedidos automáticamente; tú fijas el umbral, y la alerta te avisa cuando lo alcanzaste.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la fórmula del punto de pedido?

Punto de pedido = (consumo × tiempo de espera de la reposición) + stock de seguridad. Multiplica cuánto usas por día por cuántos días tarda la entrega, y después suma un margen para retrasos o rachas de mucho trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre un punto de pedido y un nivel de stock objetivo?

El punto de pedido es cuándo pedís; el nivel de stock objetivo es la cantidad hasta la que vuelves a completar. Cuando un artículo llega a su punto de pedido, pides el nivel de stock objetivo menos lo que queda en la estantería.

¿El stock mínimo es lo mismo que el punto de pedido?

Muchas veces se usan como sinónimos, pero es más claro tratar el mínimo como el piso que no quieres pisar, con el punto de pedido fijado un poco por encima para que haya tiempo de pedir antes.

¿Cómo sé si mi punto de pedido está bien fijado?

Si estás haciendo pedidos urgentes o te quedas sin stock antes de que llegue la entrega, súbelo. Si el stock sigue alto cuando llega la próxima entrega, bájalo. Revísalo cada vez que cambien los tiempos de entrega o el consumo.